Appel (liste de présence)

L’Appel enregistre qui a participé à chaque séance d’une salle. Chaque séance réelle est une session ; pour chaque session vous marquez chaque participant comme Présent, Absent ou En retard et, quand vous le souhaitez, vous exportez tout en CSV.

Il sert aussi bien pour les cours en présentiel que pour les classes en direct : la session peut être rattachée à une classe en direct programmée ou exister seule, pour une séance qui n’était pas prévue à l’agenda.

Une fois activé, l’onglet fonctionne pour les administrateurs de la salle, les tuteurs et les observateurs - le pilote restreint qui active la fonctionnalité, pas qui l’utilise.

Créer une session

Dans Salles, ouvrez la salle et cliquez sur l’onglet Appel, puis sur Nouvelle session :

Date : quand la session a lieu. Par défaut, aujourd’hui, et c’est le seul champ obligatoire.
Heure de début et Durée (minutes) : facultatifs, sauf dans les salles soumises à l’exigence de NR-35 en présentiel, où la durée est obligatoire, de 1 à 600 minutes (voir « NR-35 en présentiel », plus bas).
Titre : un nom court facultatif, par exemple le sujet abordé.
Lieu : une salle ou une adresse facultative.
Classe en direct : rattachez la session à une classe en direct déjà programmée, pour que l’appel appartienne à la classe qu’il documente. Laissez sur Sans lien avec une classe programmée pour une session isolée.

La session naît avec le statut Non effectué et passe à Effectué lorsque vous enregistrez l’appel pour la première fois.

Faire l’appel

Cliquez sur Faire l’appel sur la session. La liste affiche tous les participants inscrits dans la salle.

Avant le premier enregistrement, un avertissement indique que l’appel n’a pas encore été fait et que tous commencent marqués comme Présent jusqu’à ce que vous enregistriez. C’est délibéré : le système garde séparément “personne n’a fait l’appel” et “l’appel a été fait et tout le monde était présent”, qui sont deux choses différentes. Une session sans appel ne compte pas comme une présence parfaite.

Marquez chaque participant et cliquez sur Enregistrer l’appel. À l’enregistrement, le système écrit une ligne par participant inscrit, toujours avec un statut explicite - il ne laisse jamais quelqu’un “en blanc” dans le registre.

Corriger un marquage après coup

Une fois l’appel fait, entrez à nouveau dans Faire l’appel et modifiez le statut de qui a besoin d’être corrigé. La correction est enregistrée seule, sans refaire tout l’appel : seul ce participant est modifié, et les marquages des autres restent comme ils étaient.

Si une autre personne a modifié le même registre pendant que vous aviez l’écran ouvert, le système vous avertit et recharge la liste au lieu d’écraser silencieusement ce que l’autre personne a fait.

Notes de la séance

Sous la liste de présence se trouve le champ Notes de la séance : un espace libre pour noter ce qui s’est passé pendant la séance - ce qui a été traité, pourquoi quelqu’un était absent, ce qui reste en attente pour la prochaine fois.

Écrivez le texte et cliquez sur le bouton d’enregistrement situé juste sous le champ. La note est enregistrée seule, sans refaire l’appel : les marquages de présence ne sont pas modifiés.

Écran d’appel d’une session, avec la liste des participants et leur statut, le champ Notes de la séance rempli et les boutons Enregistrer les notes et Enregistrer l’appel

Quelques points à connaître :

La note n’est pas visible par les participants. Elle reste uniquement dans les écrans administratifs de la Salle. Qui est observateur de la Salle peut lire le texte, mais pas le modifier.
Une session annulée accepte aussi une note - “annulée, salle inondée” est exactement le type de registre pour lequel le champ existe.
Tout effacer et enregistrer vide la note. Ce n’est pas une erreur : le champ redevient simplement vide.
Le texte est suffisamment long pour plusieurs paragraphes, mais a une limite. Si vous collez quelque chose de très volumineux, le système vous avertit directement dans le champ plutôt que de donner une erreur générique.
Toute modification reste enregistrée avec son auteur, comme les autres changements d’une session.

Auto-enregistrement par code QR

Au lieu de marquer tout le monde à la main, vous pouvez laisser les participants faire eux-mêmes leur auto-enregistrement.

Dans l’appel de la session, cliquez sur Ouvrir l’auto-enregistrement. Un Code d’auto-enregistrement apparaît sur l’écran pour que vous le projetiez dans la salle.
Les participants scannent le code avec la caméra de leur téléphone et confirment.
À mesure qu’ils arrivent, la colonne Enregistrement de la liste affiche l’heure d’Arrivée (et de Départ, s’ils font un check-out).
À la fin de la séance, cliquez sur Fermer l’auto-enregistrement.

Le code se met à jour automatiquement et expire rapidement. Il vaut mieux bien comprendre ce que cela protège : cela empêche une ancienne capture d’écran de continuer à fonctionner, et ne empêche pas une photo partagée sur le moment avec quelqu’un qui n’est pas venu. La rotation est un contrôle de validité, pas une preuve de présence.

Pendant que l’auto-enregistrement est fermé, une lecture du code est refusée. À la fermeture, qui avait fait son auto-enregistrement sans faire de check-out est clôturé automatiquement à cet instant, afin que personne ne reste avec une heure de départ ouverte.

D’où vient chaque marquage

La liste de présence a une colonne Origine, qui indique comment chaque marquage est arrivé là : Marqué pour un marquage fait par vous sur l’écran, Par défaut (non vérifié) pour le Présent initial que personne n’a encore vérifié, Check-in du participant (non attesté) pour un check-in par QR code et Importé depuis Teams (non attesté) pour les marquages préremplis par l’import de présence de Microsoft Teams (ci-dessous).

La colonne apparaît pour toutes les institutions qui utilisent l’appel, même celles qui n’utilisent pas Teams - dans ce cas, aucun marquage ne vient de Teams.

Pré-remplissage par Microsoft Teams

Lorsque la session est rattachée à une classe en direct sur Teams et que l’institution a l’import activé, Eduvem récupère automatiquement le rapport de présence de la réunion une fois celle-ci terminée et pré-remplit l’appel : qui a participé à la réunion apparaît déjà marqué.

Deux situations à connaître :

Participants de la réunion qui ne sont pas dans la salle. Si quelqu’un est entré dans la réunion Teams avec un e-mail qui ne correspond à aucune inscription, Eduvem n’invente pas de marquage. L’écran indique combien de participations sont restées sans correspondance. Les administrateurs peuvent voir quels e-mails ont été concernés ; les tuteurs et observateurs voient seulement le nombre, car ces personnes sont des tiers par rapport à la salle.
Participations sans e-mail. Teams signale sans adresse e-mail les personnes entrées par téléphone, par exemple. Ces participations entrent également dans le décompte des participations sans correspondance.

L’import naît désactivé dans toute institution et seule l’équipe Eduvem peut l’activer, avec deux seuils qui définissent combien de temps de réunion compte comme présence. Demandez au support si vous souhaitez évaluer la fonctionnalité.

Exporter la liste de présence

Le bouton Exporter la liste de présence télécharge un CSV avec toutes les sessions de la salle.

Le fichier est construit à partir de la liste des inscrits, pas des marquages : qui s’est inscrit après un appel déjà fait apparaît malgré tout, avec la présence vide pour cette session. Une liste de présence qui disparaît avec des personnes ne fonctionne pas comme document, donc personne n’est omis.

Présence minimale pour la certification

La salle peut exiger une présence minimale à ses séances en présentiel pour délivrer le certificat. Le champ se trouve dans la configuration de la salle, juste sous Score requis, et s’appelle Présence minimale pour la certification (%). Il n’apparaît que lorsque l’institution a l’appel autorisé, et seulement lors de la modification d’une salle déjà créée - pas lors de la création d’une nouvelle salle. Qui modifie la configuration de la salle peut changer la valeur. 0 % désactive l’exigence.

Champ Présence minimale pour la certification (%) dans la configuration de la salle

Vous ne pouvez définir une valeur supérieure à 0 % que tant que l’appel est autorisé pour l’institution. Si l’appel est désactivé ensuite, une salle qui avait déjà une valeur définie la conserve - elle cesse simplement de bloquer la certification tant que l’appel reste désactivé.

Ce qui compte comme présence

La présence est calculée sur toutes les séances de la salle qui n’ont pas été annulées et dont la date se situe à partir de l’inscription du participant - y compris celles qui n’ont pas encore eu lieu. Les séances antérieures à l’inscription ne comptent pas. Parmi ces séances, une compte comme présence lorsque son appel a déjà été fait et que le participant a été marqué Présent ou En retard. Une séance dont l’appel n’a pas encore été fait entre dans le total, mais ne compte pas encore comme présence - le pourcentage part donc bas et augmente au fur et à mesure que les appels sont faits : dans une salle avec 10 séances programmées et une exigence de 75 %, le participant doit être marqué présent ou en retard dans au moins 8 d’entre elles.

Sur l’écran d’appel, la liste des participants affiche la colonne Présence %, avec le pourcentage de chacun calculé de la même manière.

Liste des participants sur l’écran d’appel, avec la colonne Présence % à côté de Provenance

Tant que la présence n’est pas atteinte

En dessous de la présence exigée, le participant continue de suivre le contenu normalement - la progression et les notes continuent d’être enregistrées -, mais il n’est pas certifié : aucun certificat n’est délivré, et il n’est comptabilisé comme certifié nulle part (rapports, parcours, classement). Cela vaut pour tout type de certification de la salle ; saisir une note à la main ou un résultat dans le Carnet de notes ne délivre pas le certificat à lui seul - la présence minimale doit aussi être atteinte.

Pendant ce temps, dans la salle de cours, sous Détails > Certification, la carte du certificat affiche l’étiquette En attente de présence et une jauge Présence avec la valeur actuelle face à l’exigence (par exemple, « 30% sur 75% »), suivie de :

Certificat délivré une fois X% de présence atteint (actuellement : Y%).

Carte de Certification dans la salle de cours avec l’étiquette En attente de présence et la jauge Présence montrant le pourcentage actuel face à l’exigence

NR-35 en présentiel

La NR-35 (travail en hauteur) exige une étape en présentiel. L’institution peut faire en sorte que le système l’exige avec le paramètre Exiger la NR-35 en présentiel. Il est activé par l’équipe Eduvem (administrateurs de la plateforme), sur demande : contactez le support si vous souhaitez l’utiliser. Pour l’activer, l’appel doit être actif et chaque contenu NR-35 doit être classé NR-35 dans le champ NR du contenu. Tant que le paramètre est actif, l’appel ne peut pas être désactivé, et la classification NR d’un contenu NR-35 qui a des salles actives ne peut pas être changée vers une autre NR. Une mise à jour du contenu depuis sa source (contenu distribué par une autre institution) ne fait pas non plus sortir de la NR-35 un contenu dans cette situation.

480 minutes en présentiel confirmées

Avec le paramètre actif, dans une salle dont le contenu est NR-35, le participant n’est certifié qu’après avoir cumulé 480 minutes de présence en présentiel confirmée par le formateur lors des appels de sa propre salle. Chaque séance ajoute sa Durée (minutes) pour les personnes confirmées, à condition que :

la séance soit en présentiel, c’est-à-dire sans lien avec un cours en direct ou liée à un cours en direct en présentiel ;
la séance n’ait pas été annulée et que son appel ait déjà été fait ;
le participant soit marqué Présent ou En retard (En retard ajoute la durée complète de la séance) ;
le marquage ait été confirmé à l’écran par la personne qui fait l’appel (marqué sur la ligne ou confirmé avec le bouton Confirmer les présences (QR inclus)), et non par le participant lui-même.

Chaque séance ajoute au maximum 600 minutes, même si une durée plus longue est enregistrée. Ne comptent pas : les séances annulées, les séances dont l’appel n’a pas été fait, les marquages Par défaut (non vérifié) que personne n’a confirmés, les marquages importés depuis Teams et les check-ins par code QR que le formateur n’a pas encore confirmés. Les certificats déjà délivrés ne sont jamais affectés.

Durée de la séance

Dans une salle soumise à l’exigence, la Durée (minutes) n’est plus facultative : à la création de la séance, saisissez une valeur de 1 à 600 minutes, sinon la séance n’est pas enregistrée. C’est cette durée qui devient des minutes en présentiel pour chaque participant confirmé.

Une fois l’appel d’une séance fait, la séance ne peut plus être détachée d’un cours en direct en ligne ni pointer vers un cours en présentiel : la présence en ligne commencerait à compter comme des heures en présentiel. Le sens inverse reste permis, car il ne fait que retirer des minutes.

Confirmer les présences (QR inclus)

Dans les séances en présentiel sans lien avec un cours en direct d’une salle soumise à l’exigence, l’écran d’appel affiche le bouton Confirmer les présences (QR inclus). Il marque comme confirmées par le formateur toutes les lignes que vous n’avez pas encore touchées (chacune garde le marquage qu’elle avait) ainsi que les check-ins par code QR marqués Présent ou En retard, et enregistre l’appel immédiatement. Un check-in par code QR seul ne compte pas pour la NR-35 : il commence à compter quand vous le confirmez avec ce bouton ou par le marquage de la ligne. Marquez d’abord les exceptions, puis cliquez sur le bouton. Le bouton n’apparaît que pour les personnes qui peuvent modifier l’appel.

Colonne Min. NR-35

Dans les salles soumises à l’exigence, la liste d’appel gagne la colonne Min. NR-35, avec les minutes en présentiel confirmées de chaque participant par rapport à celles exigées (par exemple, « 240 / 480 »). Le calcul couvre toutes les séances de la salle, pas seulement celle ouverte à l’écran.

Contenu distribué par une autre institution

L’exigence suit le contenu distribué : lorsqu’une institution qui exige la NR-35 en présentiel distribue un contenu NR-35 à des clients, les salles des institutions clientes qui utilisent cette copie suivent la même règle des 480 minutes, même si l’institution cliente n’a pas activé le paramètre. C’est pourquoi l’institution cliente doit avoir l’appel actif pour créer une salle de ce contenu, et ne peut pas désactiver l’appel tant qu’elle a une salle active de ce contenu. Les contenus NR-35 propres à l’institution cliente ne sont pas affectés.

Ce que voit le participant

Tant qu’il n’atteint pas 480 minutes, sous Détails > Certification la carte du certificat affiche En attente de l’étape en présentiel et la jauge Heures en présentiel avec la valeur actuelle par rapport à celle exigée (par exemple, « 240 sur 480 min en présentiel »), suivie de Prochaine séance en présentiel : lorsqu’une séance en présentiel est programmée ou, sinon, de L’établissement programmera l’étape en présentiel.

Le certificat

Le certificat NR-35 d’une salle soumise à l’exigence indique comme charge horaire les minutes en présentiel confirmées (et non la durée du contenu à distance) et la modalité En présentiel. Tant que l’inscription n’a pas les 480 minutes confirmées, sa date de certification ne peut pas être modifiée manuellement.

Régularisation des certificats antérieurs

Les certificats NR-35 délivrés sans les 480 minutes en présentiel confirmées (par exemple, avant l’activation de l’exigence) apparaissent dans la section Préparation NR, avec l’échéance de régularisation de chacun et les actions pour inscrire les personnes dans une salle en présentiel. Voir Pack NR et Préparation NR. Lorsque la personne termine ensuite une salle NR-35 avec les 480 minutes confirmées, ce nouveau certificat régularise le précédent et ne rapporte ni points au classement ni bonus de défi.

Questions fréquentes

La session est-elle la même chose que la classe en direct ? Non. La classe en direct est la programmation ; la session est la séance qui a réellement eu lieu et pour laquelle vous avez fait l’appel. Elles peuvent être rattachées, mais une classe peut exister sans appel et un appel peut exister sans classe programmée.

J’ai annulé une occurrence d’une série. Son appel disparaît-il ? Non. Les occurrences annulées continuent d’exister avec le statut Annulée, et tout appel déjà fait continue de leur être rattaché.

Le participant voit-il la note de la séance ? Non. La note est un registre interne de l’équipe de la Salle. Aucun écran du participant n’affiche le contenu d’une session.

Puis-je marquer la présence de quelqu’un qui n’est pas inscrit ? Non. La liste est toujours celle des inscrits dans la salle.