Remplacement de version de contenu

Quand un contenu passe par une révision importante - une nouvelle édition d’une formation obligatoire, par exemple - l’ancienne version peut être remplacée par une version successeure, en décidant en une seule fois ce qui arrive à tous ceux qui possèdent déjà un certificat de l’ancienne version. C’est différent du recyclage périodique, qui réutilise le même contenu quand le certificat de chaque participant expire individuellement : le remplacement retire toute la version d’un coup, au profit d’une autre.

Les trois politiques de certificats

En demandant un remplacement, l’institution choisit l’une des trois politiques pour les certificats déjà émis de l’ancienne version :

Automatique - les certificats cessent d’être valides à la date d’entrée en vigueur, et tout participant déjà certifié est inscrit dans la nouvelle version immédiatement.
Notifier et attendre - les certificats cessent d’être valides à la date d’entrée en vigueur plus un délai de grâce (de 0 à 365 jours ; 0 signifie que le délai tombe le jour même de la date d’entrée en vigueur), et chaque titulaire reçoit un avis par e-mail avant que cela n’arrive.
Conserver les certificats existants - les certificats déjà émis conservent leur validité normale, et personne n’est réinscrit maintenant. Un apprenant n’est dirigé vers la nouvelle version que lorsque son propre certificat expire naturellement. Cela ne fonctionne que si l’ancienne version a déjà une validité de certificat configurée - sans cela, les certificats n’expireraient jamais d’eux-mêmes, et cette politique est indisponible.

La version successeure a besoin de sa propre salle ouverte pour recevoir les participants réinscrits ; elle n’a pas besoin d’avoir une validité de certificat configurée.

Comment se déroule la réinscription

Chaque jour, tôt le matin, le même balayage quotidien qui gère le recyclage périodique applique aussi les remplacements dont la date d’entrée en vigueur (plus le délai de grâce, le cas échéant) est déjà arrivée, en inscrivant chaque participant certifié dans la version successeure.

Si la salle ouverte de la version successeure n’a pas assez de places pour tout le monde, les participants qui ne rentrent pas restent en attente jusqu’à ce qu’une place se libère.

Avis préalable

Avec les politiques Automatique et Notifier et attendre, les titulaires d’un certificat de l’ancienne version peuvent être prévenus par e-mail quelques jours avant la date d’entrée en vigueur. Cet avis est l’Avis de remplacement de contenu, l’un des rappels automatiques de l’institution.

Il est distinct de l’avis de la politique Notifier et attendre. Cette politique envoie son propre avis à la date d’entrée en vigueur ; l’avis préalable arrive avant, et l’un ne dépend pas de l’autre.
Il est désactivé par défaut. Il s’active, et son anticipation se règle (14 jours par défaut, de 1 à 60), dans l’onglet Rappels de l’institution, comme les autres rappels.
Ce que dit l’e-mail : que le contenu sera remplacé par la version successeure à la date d’entrée en vigueur, que le participant sera inscrit automatiquement dans la nouvelle version, et jusqu’à quand son certificat actuel reste valable.
Quand il n’est pas envoyé : avec la politique Conserver les certificats existants, qui ne retire la validité d’aucun certificat, et aux participants qui ont désactivé la réception des e-mails.
Où le vérifier : l’écran de confirmation du remplacement indique si l’avis sera envoyé, à quelle date et à combien de participants certifiés. Une fois le remplacement planifié, l’encadré du remplacement dans la version de contenu affiche la date d’envoi. Quand aucun avis ne partira, les deux écrans en indiquent la raison.
Annuler ne défait pas l’avis. Si le remplacement est annulé après l’envoi, aucun message de rectification n’est envoyé.

Onglet Rappels de l’institution avec le rappel Avis de remplacement de contenu activé et le champ Jours à 14

Où le remplacement apparaît pour le participant

Un certificat dont la version a été remplacée affiche le badge Contenu mis à jour - recyclage requis au lieu de Expiré, à quatre endroits : sur l’écran du contenu terminé à l’intérieur de la salle, dans l’onglet Certificats (ou Mon développement, lorsque l’institution active la fonctionnalité) du profil du participant, sur la page publique de vérification du certificat, et - pour l’institution - dans la colonne de statut de la liste des Certificats à échéance.

L’ancienne version quitte aussi la vitrine dès que le remplacement est appliqué et se met à refuser toute nouvelle inscription directe. Les participants déjà inscrits continuent d’y accéder normalement, et l’historique de ceux qui l’ont déjà terminée n’est pas effacé.

Annuler un remplacement

Un remplacement planifié, en cours ou déjà appliqué peut être annulé à la demande de l’institution. En cas d’annulation :

l’ancienne version réapparaît dans la vitrine, et ses certificats déjà émis retrouvent leur validité normale ;
les participants déjà réinscrits dans la version successeure restent inscrits - annuler ne défait pas les réinscriptions déjà effectuées.

Questions fréquentes

L’ancienne version disparaît-elle de la plateforme ? Non. Elle quitte la vitrine et se met à refuser toute nouvelle inscription directe, mais continue d’exister - l’historique de ceux qui l’ont déjà terminée n’est pas effacé.

Puis-je enchaîner des remplacements, avec la version B (qui a remplacé A) étant elle-même remplacée plus tard par une version C ? Oui, tant que la chaîne ne se referme pas sur elle-même - par exemple, C pointant de nouveau vers A.

Que se passe-t-il si l’application du remplacement échoue ? L’équipe Eduvem voit la raison de l’erreur et réessaie. Aucun certificat n’est affecté tant que le remplacement n’a pas été réappliqué avec succès.