Rappels automatiques
Il y a une différence entre le participant qui a abandonné et le participant qui a oublié. La plupart des inscriptions qui expirent sans être terminées relèvent de la seconde catégorie : quelqu’un a commencé, la vie s’en est mêlée, et personne n’a prévenu que le délai touchait à sa fin.
Les rappels automatiques sont la réponse de la plateforme à cela. Chaque nuit (la routine s’exécute à 06:00 à l’heure du serveur, soit vers 03:00 à Brasília), Eduvem parcourt les inscriptions de votre institution et envoie un e-mail lorsqu’une condition s’applique - le délai approche, le contenu n’a jamais été ouvert, un document est en attente. Aucun administrateur n’a rien à déclencher.
La fonctionnalité est désactivée dans toutes les institutions, et deux actions distinctes sont nécessaires pour qu’un e-mail parvienne effectivement à quelqu’un. C’est voulu : il s’agit d’une communication qui part au nom de votre institution, sans relecture préalable, vers de vraies personnes.
Où configurer
Section intitulée « Où configurer »Dans Institution, ouvrez l’onglet Rappels.
Avec l’interrupteur général désactivé, l’onglet n’affiche que lui : les autres options apparaissent dès que vous activez Activer les rappels automatiques, et le champ Jours de chaque rappel apparaît lorsque ce rappel est activé.
L’onglet est disponible aussi bien pour les administrateurs de la plateforme que pour les administrateurs de l’institution - vous n’avez pas besoin d’ouvrir un ticket auprès d’Eduvem pour activer, désactiver ou ajuster un rappel.
Les deux interrupteurs généraux
Section intitulée « Les deux interrupteurs généraux »En haut de l’onglet se trouvent deux interrupteurs qui valent pour tous les rappels à la fois.
| Interrupteur | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Activer les rappels automatiques | Désactivé | L’interrupteur général. Tant qu’il est désactivé, aucun rappel n’est envoyé dans cette institution, quoi que vous ayez coché en dessous. |
| Mode rapport uniquement | Activé | Le frein de sécurité. Tant qu’il est activé, la plateforme enregistre ce qu’elle enverrait et n’envoie rien. |
Le chemin recommandé pour activer la fonctionnalité pour la première fois est d’utiliser les deux à des moments différents : activez l’interrupteur général en gardant le mode rapport uniquement activé, laissez tourner quelques jours, et seulement ensuite relâchez le frein. Vous découvrez ainsi le volume réel d’e-mails avant qu’ils ne partent.
Les onze rappels
Section intitulée « Les onze rappels »Chaque rappel a son propre interrupteur et son propre nombre de jours. Ce nombre signifie des choses différentes selon le rappel : pour certains, c’est une anticipation (des jours avant qu’un événement se produise), pour d’autres, une attente (des jours sans qu’un événement se produise). Le texte d’aide à côté de chaque champ précise de quel cas il s’agit.
| Rappel | Par défaut | Jours (par défaut) | Intervalle accepté | Quand il se déclenche |
|---|---|---|---|---|
| Inscription bientôt expirée | Activé | 7 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant la date de fin de l’inscription. Envoyé une seule fois. |
| Progression à l’arrêt | Désactivé | 14 | 1 à 29 | Lorsqu’un participant qui avançait reste ce nombre de jours sans progresser. |
| N’a jamais ouvert le contenu | Désactivé | 7 | 1 à 29 | Lorsque le participant n’a pas ouvert le contenu une seule fois après ce nombre de jours depuis l’inscription. |
| Documents en attente d’acceptation | Désactivé | 5 | 1 à 29 | Lorsque le participant est inscrit depuis ce nombre de jours et a encore des documents non acceptés qui bloquent l’accès. |
| Classe en direct imminente | Désactivé | 1 | 1 à 14 | Ce nombre de jours avant chaque classe en direct planifiée. |
| Compte bientôt désactivé | Désactivé | 7 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant que le compte soit désactivé pour inactivité. |
| Certificat bientôt expiré | Désactivé | 30 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant l’expiration du certificat d’un contenu terminé. Ne fonctionne qu’avec la validité des certificats activée pour l’institution. |
| Avis de remplacement de contenu | Désactivé | 14 | 1 à 60 | Ce nombre de jours avant la date d’entrée en vigueur d’un remplacement de version de contenu planifié, pour les titulaires d’un certificat de la version remplacée. Ne s’applique qu’aux politiques Automatique et Notifier et attendre, et ne fonctionne qu’avec la validité des certificats activée. |
| Échéance de devoir proche | Désactivé | 2 | 1 à 14 | Ce nombre de jours avant la date limite de remise d’une activité, pour le participant qui ne l’a pas encore rendue. Fonctionne uniquement dans les salles où l’activité a une échéance définie, dans l’onglet Activités de la salle. |
| Assiduité sous le minimum | Désactivé | 7 | 1 à 30 | Lorsque la présence du participant aux séances déjà tenues est inférieure au minimum de la salle, tout en pouvant encore être rattrapée lors des séances restantes. Ici, le nombre de jours est l’intervalle minimal entre deux avertissements à la même personne. Nécessite l’appel autorisé pour l’institution et la Présence minimale pour la certification (%) configurée dans la salle. |
| Sondage d’application des acquis | Désactivé | 90 | 30 à 180 | Ce nombre de jours après que le participant a terminé le contenu, pour l’inviter à répondre au sondage d’application des acquis dans Mon développement. Envoyé une seule fois par inscription. Ne peut être activé qu’avec Mon développement activé dans l’institution et au moins une question d’application active. |
Seul « Inscription bientôt expirée » est activé par défaut, et c’est le seul qui existait déjà avant cette configuration. Les dix autres sont nouveaux et démarrent désactivés à dessein : chacun envoie un e-mail pour un nouveau motif, à un public qui ne reçoit rien aujourd’hui, et c’est une décision qui revient à l’institution.
Détails qui changent le volume
Section intitulée « Détails qui changent le volume »- Les trois rappels d’attente (progression à l’arrêt, n’a jamais ouvert, documents en attente) se répètent au plus une fois par semaine tant que la situation perdure. Ce n’est pas un e-mail par jour.
- « Compte bientôt désactivé » se répète aussi au plus une fois par semaine tant que la personne reste éligible.
- « Avis de remplacement de contenu » est envoyé une fois par remplacement planifié. Si le remplacement est planifié avec moins d’anticipation que le nombre de jours configuré, l’avis part lors de la routine de la nuit suivante.
- « Classe en direct imminente » est envoyé une fois par session. Dans une série récurrente, le participant est prévenu pour chaque occurrence.
- « Compte bientôt désactivé » exige que la désactivation automatique soit configurée dans cette institution. Sans elle, il n’y a aucune date de désactivation à anticiper, et le rappel n’a rien à envoyer.
- « Échéance de devoir proche » est envoyé une fois par activité et par échéance. Si le participant rend son travail avant l’exécution de la nuit, l’e-mail ne part pas. Une fois l’échéance passée, plus rien n’est envoyé : il n’y a pas de relance pour une activité en retard. Si l’échéance de l’activité dans la salle est modifiée, la nouvelle date compte comme une nouvelle échéance et le participant peut recevoir un nouveau rappel. L’e-mail indique le nom de l’activité, la salle et la date limite.
- « Sondage d’application des acquis » a une fenêtre de 30 jours. Le sondage s’ouvre au nombre de jours configuré et se ferme 30 jours plus tard ; l’e-mail part lors de la première routine de la nuit dans cette fenêtre, une seule fois. Une personne qui répond ou choisit Pas maintenant avant la routine ne reçoit pas l’e-mail. À l’activation du rappel, les personnes déjà dans la fenêtre sont invitées tout de suite.
- « Assiduité sous le minimum » ne prend en compte que les séances dont l’appel a déjà été fait et compte comme présence les marquages Présent et En retard. Il n’est pas envoyé lorsque le participant ne peut plus atteindre le minimum même en assistant à toutes les séances restantes, lorsqu’il ne reste plus de séance prévue dans la salle, ni après la certification du participant. Tant que la situation persiste, il est répété au maximum tous les N jours, N étant le nombre configuré. L’e-mail indique la présence actuelle, le minimum exigé et le nombre de séances encore prévues.
Choisir le nombre de jours
Section intitulée « Choisir le nombre de jours »Chaque rappel accepte son propre intervalle, indiqué dans le tableau ci-dessus. Si vous saisissez un nombre hors de l’intervalle, ou autre chose qu’un nombre entier, l’écran refuse l’enregistrement avec le message « Saisissez un nombre entier de jours dans l’intervalle indiqué pour chaque rappel. » et rien n’est enregistré tant que ce n’est pas corrigé.
Il vaut la peine de réfléchir au nombre à partir du délai de vos contenus. Sept jours d’anticipation sur un contenu de deux semaines est un avertissement utile ; sur un contenu de six mois, il est probablement trop tard pour changer l’issue.
Qui reçoit
Section intitulée « Qui reçoit »Les rappels suivent les mêmes règles de consentement que les autres e-mails de la plateforme. Les participants qui ont choisi de ne pas recevoir d’e-mails, les comptes déjà désactivés et ceux qui ont déjà terminé le contenu sont automatiquement exclus - il n’y a aucune liste d’exceptions à maintenir. L’exception est Échéance de devoir proche : il vérifie seulement si l’activité a été rendue, il atteint donc aussi une personne qui a terminé le contenu mais a laissé une activité avec échéance sans la rendre. L’autre exception est Sondage d’application des acquis, qui existe justement pour ceux qui ont déjà terminé.
La plateforme n’envoie pas non plus deux fois le même rappel pour la même situation, même si la routine s’exécute à nouveau.
E-mails de recyclage
Section intitulée « E-mails de recyclage »En plus des rappels ci-dessus, la validité des certificats envoie des e-mails de recyclage (au participant inscrit, et des résumés hebdomadaires aux administrateurs et aux managers). Ils n’ont pas d’interrupteur dans cet onglet : voir Validité des certificats et recyclage.
Voir aussi
Section intitulée « Voir aussi »- Notifications aux participants - les avis que vous rédigez et envoyez vous-même.
- Désactivation automatique des participants - la règle que le rappel de compte bientôt désactivé anticipe.
- Validité des certificats et recyclage - la fonctionnalité qu’exige le rappel de certificat bientôt expiré.
- Leçon de type Activité - la leçon avec remise et échéance par salle dont le rappel d’échéance de devoir anticipe la date limite.
- Appel (liste de présence) - les séances et la présence minimale que suit l’avertissement d’assiduité sous le minimum.
- Sondage d’application des acquis - les questions, ce que voit le participant et le résultat dans la Salle.