Rappels automatiques
Il y a une différence entre le participant qui a abandonné et le participant qui a oublié. La plupart des inscriptions qui expirent sans être terminées relèvent de la seconde catégorie : quelqu’un a commencé, la vie s’en est mêlée, et personne n’a prévenu que le délai touchait à sa fin.
Les rappels automatiques sont la réponse de la plateforme à cela. Chaque nuit (la routine s’exécute à 06:00 à l’heure du serveur, soit vers 03:00 à Brasília), Eduvem parcourt les inscriptions de votre institution et envoie un e-mail lorsqu’une condition s’applique - le délai approche, le contenu n’a jamais été ouvert, un document est en attente. Aucun administrateur n’a rien à déclencher.
La fonctionnalité est désactivée dans toutes les institutions, et deux actions distinctes sont nécessaires pour qu’un e-mail parvienne effectivement à quelqu’un. C’est voulu : il s’agit d’une communication qui part au nom de votre institution, sans relecture préalable, vers de vraies personnes.
Où configurer
Section intitulée « Où configurer »Dans Institution, ouvrez l’onglet Rappels.
Avec l’interrupteur général désactivé, l’onglet n’affiche que lui : les autres options apparaissent dès que vous activez Activer les rappels automatiques, et le champ Jours de chaque rappel apparaît lorsque ce rappel est activé.
L’onglet est disponible aussi bien pour les administrateurs de la plateforme que pour les administrateurs de l’institution - vous n’avez pas besoin d’ouvrir un ticket auprès d’Eduvem pour activer, désactiver ou ajuster un rappel.
Les deux interrupteurs généraux
Section intitulée « Les deux interrupteurs généraux »En haut de l’onglet se trouvent deux interrupteurs qui valent pour tous les rappels à la fois.
| Interrupteur | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Activer les rappels automatiques | Désactivé | L’interrupteur général. Tant qu’il est désactivé, aucun rappel n’est envoyé dans cette institution, quoi que vous ayez coché en dessous. |
| Mode rapport uniquement | Activé | Le frein de sécurité. Tant qu’il est activé, la plateforme enregistre ce qu’elle enverrait et n’envoie rien. |
Le chemin recommandé pour activer la fonctionnalité pour la première fois est d’utiliser les deux à des moments différents : activez l’interrupteur général en gardant le mode rapport uniquement activé, laissez tourner quelques jours, et seulement ensuite relâchez le frein. Vous découvrez ainsi le volume réel d’e-mails avant qu’ils ne partent.
Les sept rappels
Section intitulée « Les sept rappels »Chaque rappel a son propre interrupteur et son propre nombre de jours. Ce nombre signifie des choses différentes selon le rappel : pour certains, c’est une anticipation (des jours avant qu’un événement se produise), pour d’autres, une attente (des jours sans qu’un événement se produise). Le texte d’aide à côté de chaque champ précise de quel cas il s’agit.
| Rappel | Par défaut | Jours (par défaut) | Intervalle accepté | Quand il se déclenche |
|---|---|---|---|---|
| Inscription bientôt expirée | Activé | 7 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant la date de fin de l’inscription. Envoyé une seule fois. |
| Progression à l’arrêt | Désactivé | 14 | 1 à 29 | Lorsqu’un participant qui avançait reste ce nombre de jours sans progresser. |
| N’a jamais ouvert le contenu | Désactivé | 7 | 1 à 29 | Lorsque le participant n’a pas ouvert le contenu une seule fois après ce nombre de jours depuis l’inscription. |
| Documents en attente d’acceptation | Désactivé | 5 | 1 à 29 | Lorsque le participant est inscrit depuis ce nombre de jours et a encore des documents non acceptés qui bloquent l’accès. |
| Classe en direct imminente | Désactivé | 1 | 1 à 14 | Ce nombre de jours avant chaque classe en direct planifiée. |
| Compte bientôt désactivé | Désactivé | 7 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant que le compte soit désactivé pour inactivité. |
| Certificat bientôt expiré | Désactivé | 30 | 1 à 90 | Ce nombre de jours avant l’expiration du certificat d’un contenu terminé. Ne fonctionne qu’avec la validité des certificats activée pour l’institution. |
Seul « Inscription bientôt expirée » est activé par défaut, et c’est le seul qui existait déjà avant cette configuration. Les six autres sont nouveaux et démarrent désactivés à dessein : chacun envoie un e-mail pour un nouveau motif, à un public qui ne reçoit rien aujourd’hui, et c’est une décision qui revient à l’institution.
Détails qui changent le volume
Section intitulée « Détails qui changent le volume »- Les trois rappels d’attente (progression à l’arrêt, n’a jamais ouvert, documents en attente) se répètent au plus une fois par semaine tant que la situation perdure. Ce n’est pas un e-mail par jour.
- « Compte bientôt désactivé » se répète aussi au plus une fois par semaine tant que la personne reste éligible.
- « Classe en direct imminente » est envoyé une fois par session. Dans une série récurrente, le participant est prévenu pour chaque occurrence.
- « Compte bientôt désactivé » exige que la désactivation automatique soit configurée dans cette institution. Sans elle, il n’y a aucune date de désactivation à anticiper, et le rappel n’a rien à envoyer.
Choisir le nombre de jours
Section intitulée « Choisir le nombre de jours »Chaque rappel accepte son propre intervalle, indiqué dans le tableau ci-dessus. Si vous saisissez un nombre hors de l’intervalle, ou autre chose qu’un nombre entier, l’écran refuse l’enregistrement avec le message « Saisissez un nombre entier de jours dans l’intervalle indiqué pour chaque rappel. » et rien n’est enregistré tant que ce n’est pas corrigé.
Il vaut la peine de réfléchir au nombre à partir du délai de vos contenus. Sept jours d’anticipation sur un contenu de deux semaines est un avertissement utile ; sur un contenu de six mois, il est probablement trop tard pour changer l’issue.
Qui reçoit
Section intitulée « Qui reçoit »Les rappels suivent les mêmes règles de consentement que les autres e-mails de la plateforme. Les participants qui ont choisi de ne pas recevoir d’e-mails, les comptes déjà désactivés et ceux qui ont déjà terminé le contenu sont automatiquement exclus - il n’y a aucune liste d’exceptions à maintenir.
La plateforme n’envoie pas non plus deux fois le même rappel pour la même situation, même si la routine s’exécute à nouveau.
Voir aussi
Section intitulée « Voir aussi »- Notifications aux participants - les avis que vous rédigez et envoyez vous-même.
- Désactivation automatique des participants - la règle que le rappel de compte bientôt désactivé anticipe.
- Validité des certificats et recyclage - la fonctionnalité qu’exige le rappel de certificat bientôt expiré.