Désactivation automatique des participants
Avec le temps, la base de participants ne fait que grandir : des personnes qui se sont inscrites et ne se sont jamais connectées, des personnes qui ont terminé un contenu il y a deux ans et ne sont pas revenues. La désactivation automatique met ces comptes à la retraite d’elle-même, chaque nuit, selon une règle que vous définissez.
La fonctionnalité est désactivée par défaut dans toutes les institutions. Rien ne se passe tant que personne ne l’active.
Désactiver n’efface rien. C’est le même état réversible que la désactivation manuelle : l’accès est bloqué, les inscriptions actives sont suspendues, et réactiver la personne rend tout.
Comment configurer
Section intitulée « Comment configurer »
Allez dans Institution → Modifier et cherchez deux champs :
- Désactiver automatiquement les participants inactifs (jours) - le nombre de jours.
0laisse la fonctionnalité désactivée ; pour l’activer, utilisez au minimum 7. - Quels participants comptent comme inactifs - le critère, parmi deux options :
| Critère | Concerne | Le décompte commence à |
|---|---|---|
| Jamais connecté (par défaut) | Uniquement les personnes qui se sont inscrites et ne se sont jamais connectées, pas une seule fois | La date d’inscription |
| Pas d’accès récent | Les personnes qui ont déjà utilisé la plateforme mais ne s’y connectent plus depuis X jours | Le dernier accès |
« Jamais connecté » est le choix par défaut à dessein : par définition, il ne concerne jamais quelqu’un qui était en train d’étudier, donc activer la fonctionnalité pour la première fois ne risque pas de mettre à la retraite un participant actif. C’est aussi, en général, le groupe le plus nombreux.
L’aperçu, avant d’enregistrer
Section intitulée « L’aperçu, avant d’enregistrer »Le moment délicat est la première fois que vous enregistrez. Une règle de 90 jours dans une institution dont les participants ont terminé les contenus il y a deux ans est techniquement correcte et constitue une mauvaise surprise le lendemain matin.
C’est pourquoi l’écran affiche, pendant que vous saisissez, la ligne « Participants qui seraient désactivés ce soir », recalculée chaque fois que vous changez le nombre de jours ou le critère. Vérifiez ce nombre avant d’enregistrer.
Qui n’est jamais désactivé
Section intitulée « Qui n’est jamais désactivé »Toute personne ayant un rôle administratif ou de tutorat est exclue, quel que soit le temps passé sans se connecter - administrateurs de l’institution, tuteurs, administrateurs et observateurs de salle, éditeurs de contenu. La règle ne concerne que les participants ordinaires.
C’est délibéré : une routine qui s’exécute seule, en pleine nuit, ne doit jamais pouvoir désactiver les administrateurs de l’institution elle-même.
Exception par personne
Section intitulée « Exception par personne »Dans le profil de chaque participant se trouve le champ Date de désactivation automatique (remplacement), visible et modifiable uniquement par les administrateurs. Il l’emporte toujours sur la règle de l’institution pour cette personne :
- Une date lointaine exempte la personne dans la pratique - utile pour un contrat d’accès à vie ou pour quelqu’un qui ne doit pas être mis à la retraite.
- Une date précise programme la désactivation pour ce jour-là, indépendamment de l’activité - le cas du contrat qui se termine le 31.
- Vide fait suivre à la personne la règle de l’institution, comme tout le monde.
Quand la routine s’exécute
Section intitulée « Quand la routine s’exécute »Chaque nuit, à 02:00, heure du serveur. Une modification que vous enregistrez aujourd’hui ne produit son effet que la nuit suivante - l’aperçu est ce qui montre le résultat avant cela.
Ce qui change après la première nuit
Section intitulée « Ce qui change après la première nuit »La facturation n’est pas affectée : toute personne qui s’est connectée pendant le mois facturé continue de compter, même si elle a été désactivée ensuite.
Trois choses changent à dessein, et il vaut mieux le savoir avant d’activer :
- Les inscriptions actives des personnes désactivées passent à suspendues (elles reviennent à la réactivation).
- Les listes de participants des divisions cessent d’afficher les personnes désactivées.
- La carte « Non commencés » du tableau de bord diminue, car elle ne compte que les inscriptions actives.
Comment revenir en arrière
Section intitulée « Comment revenir en arrière »Réactivez le participant depuis l’écran Participants (individuellement ou via les Actions en masse). L’accès revient et les inscriptions suspendues sont restaurées.
Si la personne restait dans le périmètre de la règle, effacez aussi la date d’exception du profil ou ajustez la règle de l’institution - sinon la routine de la nuit suivante la désactive de nouveau.