Inscrire des participants

L’inscription relie un participant à une salle et porte tout son historique dans celle-ci : progression, notes, conclusion et certificat.

La fenêtre Gérer l’inscription (bouton en forme d’engrenage dans la liste des inscriptions de la salle) concentre les actions sur une inscription : réinitialiser l’évaluation finale, réinitialiser l’inscription, enregistrer une note manuelle et renvoyer l’e-mail d’inscription. Elle affiche aussi les Tentatives de l’évaluation finale, les réponses aux Questions ouvertes et la section Intégrité de l’évaluation - le registre de chaque tentative de l’examen (début, durée et la revérification de la note par le serveur). Avec la Journalisation de l’intégrité de l’évaluation activée dans la configuration de la salle, les sorties de l’onglet ou du plein écran pendant l’examen sont aussi enregistrées, et le participant est averti avant de commencer que la tentative sera surveillée. Rien n’est bloqué ni pénalisé automatiquement : les enregistrements existent pour votre consultation.

Les états d’une inscription

État	Ce qu’il signifie
Demandée	Demande effectuée, en attente d’approbation par l’administrateur
Inscrit	Active - le participant accède au contenu
Refusée	Demande rejetée (peut être ramenée à Inscrit par la suite)
Annulée	Clôturée par l’administrateur ou par le participant (réversible)

La plateforme n’autorise que les transitions qui ont un sens - par exemple, réactiver une inscription annulée ou revenir sur un refus - et rejette les autres.

Comment les personnes entrent

• Auto-inscription : dans les salles publiques, le participant s’inscrit depuis la vitrine. Si la salle a l’approbation automatique, il entre immédiatement ; sinon, la demande reste Demandée jusqu’à votre approbation.
• Par l’administrateur : individuellement depuis la salle, ou en volume via les opérations en masse et les groupes.
• Places : une fois la limite de la salle atteinte, les nouvelles demandes reçoivent un avertissement de salle complète - il en va de même pour l’administrateur. Pour admettre davantage de personnes, augmentez la limite de places de la salle.
• Renvoi de l’e-mail : si le participant n’a pas reçu (ou a perdu) l’e-mail d’inscription, renvoyez-le à tout moment depuis la liste des inscriptions de la salle.

Décider plusieurs demandes à la fois

Dans une salle sans gestion des inscriptions, les inscriptions Demandées se décident dans l’onglet Participants de la salle. Quand il y a des demandes en attente, le filtre En attente (N) apparaît, avec le nombre de demandes : il réduit la liste aux demandes encore sans décision. À côté se trouvent les boutons Tout accepter et Tout refuser.

1. Cliquez sur En attente (N) pour voir quelles demandes seront décidées.
2. Cliquez sur Tout accepter ou Tout refuser. Une fenêtre de confirmation affiche le nombre de demandes.
3. Confirmez. Chaque participant est traité exactement comme avec le bouton Accepter ou Refuser individuel : les personnes acceptées sont inscrites et reçoivent l’e-mail d’inscription une fois le lot terminé.

À la fin, l’écran indique combien de demandes ont été décidées et combien ont été ignorées parce qu’elles n’étaient plus en attente.

• Jusqu’à 500 demandes par action. Au-delà, Eduvem signale qu’il y a trop de demandes pour être décidées en une seule fois et vous demande de contacter le support.
• Si la liste a changé avant votre confirmation (quelqu’un a décidé une demande ou une nouvelle est arrivée), rien n’est décidé : l’écran signale que les demandes en attente ont changé, et vous vérifiez la liste puis réessayez.
• Dans une salle avec gestion des inscriptions, ces boutons ne décident pas. L’écran signale que la salle décide des demandes sur la page de la File d’attente des inscriptions ; voir Gestion des inscriptions.
• Si vous administrez par division, vous voyez, décidez et comptez uniquement les demandes de vos propres divisions.

Inviter ceux qui ne se sont jamais connectés

Dans l’en-tête de la liste des inscriptions de la salle, le bouton Inviter ceux qui ne se sont jamais connectés (N) renvoie l’e-mail d’inscription (le même que le renvoi individuel) à tous les participants inscrits à la salle qui n’ont jamais accédé au contenu. N est le nombre de personnes qui recevraient l’e-mail maintenant.

• Une fenêtre de confirmation affiche la quantité. Les personnes ayant refusé les e-mails de la plateforme ne sont pas contactées.
• L’envoi s’exécute en arrière-plan : l’écran signale que les invitations sont en cours d’envoi et vous pouvez continuer à travailler.
• Une fois par salle et par jour. Après l’envoi, le bouton reste désactivé jusqu’au lendemain et, au survol, explique que la salle a déjà reçu des invitations aujourd’hui.
• Le bouton n’apparaît que lorsqu’il y a quelqu’un à inviter (ou lorsque la salle a déjà été invitée aujourd’hui), et il ne fonctionne pas sur une salle inactive.
• Il est disponible uniquement pour les administrateurs de l’institution ; l’Administrateur Global de Salle et l’Administrateur de la Salle ordinaire ne voient pas le bouton.

Annulation et réactivation

Annuler une inscription retire le participant du chat de la salle et reprend les points de classement de ce contenu ; réactiver restitue les deux. L’historique n’est jamais effacé - l’annulation est toujours réversible.

Supprimer est différent d’annuler. L’action Supprimer, disponible dans la même liste d’inscriptions, efface toute la progression, les notes et le certificat du participant et ne peut pas être annulée. Utilisez-la uniquement pour corriger une inscription créée par erreur - pour mettre fin normalement à la participation, annulez.

Nettoyer les inscriptions inactives d’une salle

Retirer un groupe d’une salle annule toutes les inscriptions qu’il apportait, et une salle créée par erreur finit remplie d’inscriptions annulées qu’il est impossible de supprimer une à une. Comme la salle ne peut être supprimée que lorsqu’elle n’a plus aucune inscription, et que les annulées comptent, nettoyer ces inscriptions est ce qui débloque la suppression de la salle.

Dans l’onglet Participants de la salle, le bouton Supprimer des inscriptions… ouvre une fenêtre avec les inscriptions inactives de la salle séparées par situation : annulées, refusées et suspendues. Chaque option indique combien d’inscriptions existent dans cette situation, et n’apparaît que lorsqu’il en existe au moins une. Seules les annulées sont cochées par défaut - les deux autres relèvent de votre choix.

Le bouton de confirmation indique le total sélectionné, et la fenêtre avertit que l’opération ne peut pas être annulée : chaque inscription supprimée perd sa progression, ses notes et son certificat, exactement comme dans la suppression individuelle décrite ci-dessus. À la fin, la liste et les décomptes sont mis à jour immédiatement (voir la limite ci-dessous).

Trois choses à savoir avant de l’utiliser :

• Les inscriptions suspendues appartiennent à des personnes désactivées et reviennent d’elles-mêmes lorsque la personne est réactivée. Les supprimer casse ce retour, c’est pourquoi elles ne sont jamais cochées par défaut.
• L’action vaut pour toute la salle, pas pour ce qui est filtré à l’écran. Le nombre affiché dans la fenêtre est exactement le nombre qui sera supprimé.
• Jusqu’à 10 000 inscriptions sont supprimées immédiatement. Au-delà, la suppression s’exécute en arrière-plan : l’écran indique que la suppression a commencé et vous recevez un e-mail lorsque le processus est terminé.

L’action est disponible pour les administrateurs de l’institution.

Délai d’accès

Si la salle définit un délai en jours, à son expiration le participant perd l’accès au contenu mais conserve le statut d’inscrit - l’administrateur peut prolonger le délai à tout moment. Par défaut, le décompte commence à la date de l’inscription ; la salle peut être configurée pour compter à partir du premier accès du participant, ce qui est utile lorsque la salle est disponible bien avant le début du programme et que le délai ne doit commencer à courir que lorsque le participant démarre réellement.

Ce qui se passe à la conclusion

Avec 100 % de progression (et la note minimale, lorsqu’elle est exigée), la plateforme : enregistre la conclusion avec les données du participant à ce moment-là (à l’épreuve des futures modifications du profil), envoie l’e-mail de conclusion, attribue les points de classement et débloque le certificat.