Chamada (lista de presença)

A Chamada registra quem participou de cada encontro de uma sala. Cada encontro real é uma sessão; para cada sessão você marca cada participante como Presente, Ausente ou Atrasado e, quando quiser, exporta tudo em CSV.

Serve tanto para aulas presenciais quanto para aulas ao vivo: a sessão pode ser vinculada a uma aula ao vivo agendada ou existir sozinha, para um encontro que não estava na agenda.

Depois de ligada, a aba funciona para administradores da sala, tutores e observadores - o piloto restringe quem liga o recurso, não quem o usa.

Criando uma sessão

Em Salas, abra a sala e clique na aba Chamada, depois em Nova sessão:

Data: quando a sessão acontece. O padrão é hoje, e é o único campo obrigatório.
Horário de início e Duração (minutos): opcionais.
Título: um nome curto opcional, por exemplo o tema abordado.
Local: uma sala ou endereço opcional.
Aula ao vivo: vincule a sessão a uma aula ao vivo já agendada, para que a chamada pertença à aula que ela documenta. Deixe em Sem vínculo com aula agendada para uma sessão avulsa.

A sessão nasce com a situação Não realizada e passa a Realizada quando você salva a chamada pela primeira vez.

Fazendo a chamada

Clique em Fazer chamada na sessão. A lista traz todos os participantes matriculados na sala.

Antes do primeiro salvamento aparece o aviso de que a chamada ainda não foi realizada e que todos começam marcados como Presente até você salvar. Isso é deliberado: o sistema guarda separadamente “ninguém fez a chamada” e “a chamada foi feita e todos estavam presentes”, que são coisas diferentes. Uma sessão sem chamada não conta como presença perfeita.

Marque cada participante e clique em Salvar chamada. Ao salvar, o sistema grava uma linha por participante matriculado, sempre com um status explícito - nunca deixa alguém “em branco” no registro.

Corrigindo uma marcação depois

Depois que a chamada foi feita, entre novamente em Fazer chamada e altere o status de quem precisar. A correção é gravada sozinha, sem refazer a chamada inteira: apenas aquele participante é alterado, e as marcações dos outros ficam como estavam.

Se outra pessoa alterou o mesmo registro enquanto você tinha a tela aberta, o sistema avisa e recarrega a lista em vez de sobrescrever silenciosamente o que a outra pessoa fez.

Anotações da sessão

Abaixo da lista de presença há o campo Anotações da sessão: um espaço livre para registrar o que aconteceu no encontro - o que foi trabalhado, por que alguém faltou, o que ficou pendente para a próxima vez.

Escreva o texto e clique no botão de salvar que fica logo abaixo do campo. A anotação é salva sozinha, sem refazer a chamada: as marcações de presença não são alteradas.

Tela de chamada de uma sessão, com a lista de participantes e o seu status, o campo Anotações da sessão preenchido e os botões Salvar anotações e Salvar chamada

Algumas coisas que vale saber:

A anotação não é vista pelos participantes. Ela fica apenas nas telas administrativas da Sala. Quem é observador da Sala consegue ler o texto, mas não editá-lo.
Uma sessão cancelada também aceita anotação - “cancelada, sala alagada” é exatamente o tipo de registro para o qual o campo existe.
Limpar o campo e salvar remove a anotação. Não é erro: o campo simplesmente volta a ficar vazio.
O texto é longo o bastante para vários parágrafos, mas tem um limite. Se você colar algo muito extenso, o sistema avisa no próprio campo em vez de dar um erro genérico.
Toda alteração fica registrada com o autor, como as demais mudanças de uma sessão.

Check-in por QR code

Em vez de marcar todo mundo na mão, você pode deixar os próprios participantes fazerem check-in.

Na chamada da sessão, clique em Abrir check-in. Um Código de check-in aparece na tela para você projetar na sala.
Os participantes leem o código com a câmera do celular e confirmam.
Conforme eles chegam, a coluna Check-in da lista mostra o horário de Chegada (e de Partida, se fizerem check-out).
No fim do encontro, clique em Encerrar check-in.

O código se atualiza sozinho e expira rápido. Vale entender exatamente o que isso protege: ele impede que uma captura de tela antiga continue valendo, e não impede uma foto compartilhada na hora com quem não veio. A rotação é um controle de validade, não uma prova de presença.

Enquanto o check-in está encerrado, uma leitura do código é recusada. Ao encerrar, quem tinha feito check-in e não fez check-out é fechado automaticamente naquele instante, para que ninguém fique com um horário de saída em aberto.

De onde veio cada marcação

A lista de presença tem uma coluna Origem, que mostra como cada marcação chegou ali: Marcado para uma marcação feita por você na tela, Padrão (não revisado) para o Presente inicial que ninguém revisou ainda, Check-in do participante (não atestado) para um check-in por QR code e Importado do Teams (não atestado) para as marcações pré-preenchidas pela importação de presença do Microsoft Teams (abaixo).

A coluna aparece para todas as instituições que usam chamada, mesmo as que não usam o Teams - nesse caso nenhuma marcação vem do Teams.

Pré-preenchimento pelo Microsoft Teams

Quando a sessão está vinculada a uma aula ao vivo no Teams e a instituição tem a importação habilitada, a Eduvem busca automaticamente o relatório de presença da reunião depois que ela termina e pré-preenche a chamada: quem participou da reunião aparece já marcado.

Duas situações que valem conhecer:

Participantes da reunião que não estão na sala. Se alguém entrou na reunião do Teams com um e-mail que não corresponde a nenhuma matrícula, a Eduvem não inventa uma marcação. A tela informa quantas participações ficaram sem correspondência. Administradores conseguem ver quais e-mails foram esses; tutores e observadores veem apenas a quantidade, porque essas pessoas são terceiros em relação à sala.
Participações sem e-mail. O Teams reporta sem endereço de e-mail quem entrou por telefone, por exemplo. Essas participações também entram na contagem de não correspondidas.

A importação nasce desligada em toda instituição e só a equipe Eduvem consegue ligá-la, junto com dois limiares que definem quanto tempo de reunião conta como presença. Peça ao suporte se quiser avaliar o recurso.

Exportando a lista de presença

O botão Exportar lista de presença baixa um CSV com todas as sessões da sala.

O arquivo é montado a partir da lista de matriculados, não das marcações: quem se matriculou depois de uma chamada já feita aparece mesmo assim, com a presença em branco naquela sessão. Uma lista de presença que some com pessoas não serve como documento, então ninguém é omitido.

Perguntas comuns

A sessão é a mesma coisa que a aula ao vivo? Não. A aula ao vivo é o agendamento; a sessão é o encontro que de fato aconteceu e do qual você tirou a chamada. Elas podem estar vinculadas, mas uma aula pode existir sem chamada e uma chamada pode existir sem aula agendada.

Cancelei uma aula de uma série. A chamada dela some? Não. Ocorrências canceladas continuam existindo com o estado Cancelada, e qualquer chamada já feita continua apontando para elas.

O participante vê a anotação da sessão? Não. A anotação é um registro interno da equipe da Sala. Nenhuma tela do participante mostra o conteúdo de uma sessão.

Posso marcar presença para quem não está matriculado? Não. A lista é sempre a dos matriculados na sala.