Validité des certificats et recyclage

Certains certificats ont un délai de validité - c’est le cas, par exemple, des formations de sécurité au travail exigées par les normes NR (Brésil), qui doivent être refaites périodiquement. Avec la validité des certificats, Eduvem calcule elle-même la date d’expiration de chaque certificat et peut inscrire automatiquement le participant dans une salle de recyclage avant que cela n’arrive.

Configurer la validité d’un contenu

En modifiant un contenu dans l’administration, la section certificat gagne quatre nouveaux champs :

Validité du certificat (jours) - pendant combien de jours le certificat est valide à partir de la date de conclusion du participant. Laissez vide pour un certificat sans validité (le comportement habituel).
Contenu de recyclage - le contenu dans lequel le participant est inscrit automatiquement lorsque le certificat est proche d’expirer. Cela peut être le contenu lui-même, refait - le cas le plus courant.
Préavis de recyclage (jours) - combien de jours avant l’expiration l’inscription au recyclage est effectuée. Le préavis ne peut pas être supérieur à la validité.
Créer automatiquement la salle de recyclage - case à cocher qui ne fonctionne qu’avec un contenu de recyclage choisi (sans lui, l’enregistrement affiche l’erreur « Choisissez un contenu de recyclage pour créer les salles automatiquement »). Voir « Création automatique de la salle de recyclage », plus bas.

Section certificat dans la modification du contenu, avec les champs de validité et l’option de recyclage automatique

En enregistrant une validité sur un contenu qui a déjà des certificats émis, les certificats déjà émis reçoivent la nouvelle validité rétroactivement, calculée à partir de la date de conclusion de chaque participant - personne n’a besoin de rien refaire pour que le délai s’applique.

Où la validité apparaît

Un certificat avec validité affiche la date d’expiration à trois endroits, en plus du PDF : sur l’écran du contenu terminé, dans l’onglet Certificats (ou Mon développement, lorsque l’institution active la fonctionnalité) du profil du participant, et sur la page publique de vérification du certificat. Un certificat déjà expiré est marqué par le badge Expiré.

Suivre qui est sur le point d’expirer

Sur l’écran de l’institution, l’onglet Certificats bientôt expirés liste tous les participants dont le certificat expire dans une période choisie.

Onglet Certificats bientôt expirés, avec la liste des participants, le champ de recherche, le sélecteur de jours et le bouton Exporter XLSX

Recherche - filtre la liste par le nom du participant ou par le nom du contenu.
Expire dans - choisissez entre 30, 60, 90 ou 180 jours ; la liste affiche tout certificat qui expire dans cette fenêtre, y compris ceux déjà expirés.
Division - si l’institution utilise les Divisions, un filtre supplémentaire restreint la liste aux participants de cette division.
Exporter XLSX - télécharge la liste complète dans un tableau. Le tableau inclut des colonnes supplémentaires absentes de l’écran (CPF, e-mail et charge horaire du contenu), en plus des colonnes déjà visibles. Pour les contenus avec des champs de Certificat NR, le tableau inclut aussi LIEU, MODALITÉ, FORMATEUR et QUALIFICATION DU FORMATEUR ; pour les autres, ces colonnes restent vides.

Chaque ligne affiche le participant, le contenu, la salle, la date de conclusion, la date de validité et le statut du certificat (Valide, Expire bientôt, Expiré, ou Contenu mis à jour - recyclage nécessaire lorsque le contenu a été remplacé). Une colonne séparée, Recyclage, indique si l’inscription automatique a déjà eu lieu, est en attente, ou n’a pas pu se faire (la raison y apparaît, comme Aucune salle ouverte, Salle complète, Déjà en cours, Aucune salle modèle à copier, Exige l’appel (NR-35) ou Impossible de créer la salle).

Convoquer le recyclage manuellement

Au-delà de l’inscription automatique effectuée selon le préavis configuré, l’action Convoquer le recyclage, disponible sur chaque ligne de la liste, force l’inscription immédiatement - utile pour les cas qui échappent au calendrier, comme quelqu’un qui a besoin du recyclage avant le délai automatique.

Création automatique de la salle de recyclage

Avec Créer automatiquement la salle de recyclage activée sur le contenu, la plateforme ne dépend plus de quelqu’un pour ouvrir la salle de recyclage à la main. Quand le certificat d’une personne est proche d’expirer et qu’aucune salle de recyclage n’est ouverte, la routine quotidienne crée une salle nommée « - Recyclage N » et y inscrit la personne. La nouvelle salle est une copie de la salle ordinaire la plus récente du contenu de recyclage : les champs NR-1, les réglages de certification et le responsable technique en proviennent.

Valable uniquement pour l’avenir. Les certificats expirés plus de 90 jours avant l’activation de l’option ne sont pas pris en charge automatiquement ; utilisez Convoquer le recyclage pour ceux-là.
Quand elle n’est pas créée. La colonne Recyclage l’explique : Aucune salle modèle à copier (le contenu de recyclage n’a pas de salle ordinaire servant de modèle), Exige l’appel (NR-35) (les salles NR-35 dépendent d’un appel en présentiel et ne sont pas créées automatiquement) ou Impossible de créer la salle.
Une salle créée par la plateforme n’appartient qu’à elle. On ne peut pas y inscrire ni y transférer des personnes manuellement : les participants y entrent par la routine de recyclage.

Comment cela fonctionne en coulisses

Chaque jour, tôt le matin, la plateforme revoit les inscriptions certifiées de l’institution et inscrit dans la salle de recyclage ceux qui sont entrés dans la fenêtre de préavis configurée - le même processus que l’action Convoquer le recyclage déclenche instantanément, à la demande.

Rappel de certificat bientôt expiré

Il existe un rappel automatique dédié, qui avertit le participant lui-même par e-mail que son certificat est sur le point d’expirer. Comme tout rappel automatique, il est désactivé par défaut et se configure séparément dans l’onglet Rappels de l’institution - et ne fonctionne qu’avec la validité des certificats activée.

Quand un contenu est remplacé par une nouvelle version, un autre rappel, l’Avis de remplacement de contenu, prévient par e-mail les titulaires d’un certificat de l’ancienne version quelques jours avant la date d’entrée en vigueur. Il est lui aussi désactivé par défaut et se trouve dans le même onglet Rappels.

E-mails de recyclage

Participant. Lorsqu’il est inscrit au recyclage, le participant reçoit un e-mail et une carte dans le centre de messages, avec un bouton pour ouvrir la salle.
Résumé hebdomadaire pour les administrateurs de l’institution. Uniquement pour les institutions ayant au moins un contenu qui utilise la création automatique de salle. Une fois par semaine, les administrateurs reçoivent un résumé (uniquement des chiffres, sans noms) de la semaine précédente : personnes inscrites au recyclage, celles laissées de côté pour chaque raison et certificats expirés. Il n’est pas envoyé une semaine sans activité.
Liste hebdomadaire pour les managers. Avec la hiérarchie de managers activée, chaque manager reçoit une fois par semaine la liste de ses subordonnés directs dont le certificat est entré dans la fenêtre « à échéance », a expiré ou a été inscrit au recyclage la semaine précédente. Un manager sans événement ne reçoit rien.

Ces e-mails n’ont pas d’interrupteur dans l’onglet Rappels : ils s’appliquent dès que la validité des certificats est activée.

Questions fréquentes

Un certificat expiré n’est-il plus valable pour rien ? Non. La plateforme continue d’afficher le certificat normalement, simplement marqué comme expiré - la décision de ce qu’il faut faire d’un certificat expiré (par exemple, s’il est encore accepté par un client ou un organisme de contrôle) est externe à Eduvem.

Puis-je désactiver la validité après l’avoir configurée ? Oui. Effacer le nombre de jours dans le champ de validité du contenu fait que les prochains certificats émis sortent sans validité ; les certificats déjà émis conservent la date qu’ils ont déjà reçue.

Désactiver “Autoriser la validité des certificats” efface-t-il les configurations ? Non. L’onglet Certificats bientôt expirés et les champs du contenu disparaissent, mais la validité configurée et l’historique restent conservés et réapparaissent quand l’option est réactivée. En cas de remplacement de version de contenu en cours, la désactivation est refusée tant que le remplacement n’est pas annulé.