Certificats NR conservés

Lorsqu’un participant est supprimé (anonymisé), Eduvem conserve une copie de ses certificats de Normes Réglementaires (NR) : l’institution, en tant que responsable du traitement des données, doit conserver la preuve de la formation. La section Certificats NR conservés regroupe ces copies.

Où la trouver

Dans Administration, Institution, ouvrez Certificats NR conservés, dans le groupe Personnes et accès du menu latéral. La section est visible pour les administrateurs de l’institution et les profils supérieurs ; les gestionnaires et les administrateurs de salle ne la voient pas.

En haut, la section indique la durée en vigueur, par exemple Les certificats NR des personnes anonymisées sont conservés pendant 5 ans. Lorsque la durée est 0, le message est La conservation des certificats NR des personnes anonymisées est désactivée pour cet établissement. Les certificats conservés auparavant restent dans la liste jusqu’à leur propre date.

Quels certificats sont conservés

Au moment de la suppression du participant, sont conservés les certificats obtenus :

• dans des salles marquées comme certificat NR ;
• déjà signés numériquement dans le flux de double signature NR ;
• pour des contenus dont le titre identifie une NR (par exemple « NR-35 », « Normas Regulamentadoras » ou « Trabalho em altura »).

Les autres certificats ne sont pas conservés. La copie garde le nom et le CPF qui figurent sur le certificat. Lorsque le certificat a été signé, la copie est le PDF signé lui-même ; dans les autres cas, une routine en arrière-plan génère le PDF en quelques minutes, à partir des données du moment de la suppression.

La liste

Les colonnes sont Nom, CPF (masqué), Contenu, Salle, Terminé le, Conservé jusqu’au, Statut et Télécharger. La colonne Statut affiche :

• Conservé - la copie est prête et le PDF peut être téléchargé.
• En préparation - la routine prépare encore le PDF ; revenez dans quelques minutes.
• En échec - la copie du PDF n’a pas abouti. Les données restent conservées ; contactez le support Eduvem.
• Non émis - la personne n’a jamais reçu ce certificat (par exemple, une signature manquait encore). Les données sont conservées, sans PDF.

Le bouton Télécharger le PDF n’est activé que lorsque le PDF est stocké ; sinon, la mention PDF indisponible - données conservées s’affiche. Chaque consultation et chaque téléchargement sont journalisés.

Pour trouver quelqu’un, utilisez la recherche : Rechercher par nom (3 lettres minimum) ou CPF complet. La recherche par nom porte sur le début du nom.

Durée de conservation

La durée est définie par institution dans le champ Années de conservation, de 0 à 20 ans. La valeur par défaut est de 5 ans. Seuls les administrateurs de la plateforme (l’équipe Eduvem) modifient ce champ ; pour changer la durée de votre institution, contactez le support Eduvem.

• Enregistrer 0 désactive la conservation et demande d’abord une confirmation. À partir de là, les certificats NR des personnes supprimées ne sont plus conservés.
• Les certificats déjà conservés restent jusqu’à leur propre date Conservé jusqu’au.

Supprimer avant la fin de la durée

Les demandes du titulaire concernant le certificat conservé (accès, suppression anticipée) doivent être adressées à l’entreprise, responsable du traitement des données. Si l’entreprise décide d’accepter une demande de suppression, l’équipe Eduvem utilise l’action Supprimer maintenant de la ligne, réservée aux administrateurs de la plateforme. L’action demande une confirmation, est irréversible et s’achève en quelques minutes, lors de la prochaine exécution de la routine de conservation.

À la fin de la durée

À la date Conservé jusqu’au, la copie est supprimée et les données du titulaire sont retirées. Tant que le certificat est conservé, la page publique de vérification répond Certificat authentique - données du titulaire supprimées (LGPD)., sans afficher le nom. Après la suppression, le code affiche Certificat Révoqué. Voir Comment valider un certificat.

NR-35 en présentiel : un mécanisme différent

Ne confondez pas la conservation avec l’exigence de présence en présentiel de la NR-35. Ici, Eduvem conserve des copies de certificats déjà délivrés à des personnes supprimées. Avec le paramètre Exiger la NR-35 en présentiel, le certificat NR-35 n’est simplement pas encore délivré tant que le participant n’a pas cumulé 480 minutes de présence en présentiel confirmée par le formateur lors des appels de la salle. Voir Appel.

Voir aussi

• Comment supprimer un utilisateur - ce que la suppression anonymise et ce qui est préservé.
• Certificats NR à double signature numérique - la signature du participant et du responsable technique avant la libération du certificat.