Hiérarchie des gestionnaires

Eduvem peut gérer une hiérarchie de gestionnaires : qui gère qui au sein de votre institution. Lorsque cette option est active, toute personne ayant des subordonnés obtient son propre écran, « Mon équipe », affichant la progression de toute sa ligne hiérarchique - subordonnés directs et indirects. La fonctionnalité est désactivée par défaut ; aucun écran de ligne hiérarchique n’apparaît tant qu’un administrateur de l’institution ne l’a pas activée.

Onglet Configuration de l’institution avec le champ Ligne hiérarchique (« Mon équipe ») ? parmi d’autres champs de fonctionnalités optionnelles

Activer la fonctionnalité

Dans la section Fonctionnalités optionnelles de l’institution, activez le champ Ligne hiérarchique (« Mon équipe ») ?. Le champ désactivé, rien ne change pour personne : l’entrée Importer la hiérarchie n’apparaît pas dans le menu Participants, le champ Gestionnaire n’apparaît pas sur la fiche de chaque personne, et l’écran Mon équipe reste indisponible même pour les personnes ayant des subordonnés.

Définir le gestionnaire de chaque personne

Il existe trois façons de lier un gestionnaire à une personne, et elles peuvent toutes être combinées :

Depuis la fiche de la personne

Sur la fiche de chaque participant (Participants > sélectionnez la personne), le champ Gestionnaire affiche le gestionnaire actuel, ou « Non défini » s’il n’y en a pas. À côté se trouvent trois boutons à icône (survolez-les pour voir leur nom) : Voir le profil du gestionnaire ouvre la fiche du gestionnaire, Modifier ouvre une fenêtre pour choisir une autre personne (la recherche accepte un nom d’utilisateur, un e-mail ou un CPF, et les suggestions apparaissent dès que vous arrêtez de taper) et Retirer le gestionnaire délie, après confirmation.

Dans la liste des Participants, la colonne Gestionnaire affiche le nom du gestionnaire de chaque personne - ou son nom d’utilisateur si le nom n’est pas encore renseigné - sous forme de lien vers la fiche du gestionnaire. Le lien et le bouton Voir le profil du gestionnaire n’apparaissent que si vous avez le droit d’administrer ce gestionnaire.

Depuis l’importation en masse

Dans Participants > Importer la hiérarchie, collez une paire personne;gestionnaire par ligne - les deux côtés acceptent un nom d’utilisateur, un e-mail ou un CPF. Cliquez sur Charger pour vérifier les paires avant de confirmer : les lignes hors du format personne;gestionnaire sont listées comme ignorées, et les paires valides apparaissent dans un tableau avec leur numéro de ligne. En cliquant sur Importer, si une personne ou un gestionnaire est introuvable, ou si une règle de la hiérarchie est enfreinte, un tableau affiche chaque ligne en erreur. L’importation est tout ou rien : si une seule ligne est invalide, aucun lien n’est appliqué tant que toutes les lignes ne sont pas valides. La limite est de 5 000 paires par importation.

Depuis l’API d’intégration

Les systèmes externes (RH, ERP) peuvent définir le gestionnaire lors de la création ou de la mise à jour d’un utilisateur, via le champ managerIdentifier (nom d’utilisateur, e-mail ou CPF du gestionnaire). Omettre le champ conserve le lien actuel ; envoyer une chaîne vide supprime le gestionnaire. Consultez la documentation de l’API de votre institution pour le schéma complet du point de terminaison des utilisateurs.

Règles de la hiérarchie

Quelques règles protègent l’intégrité de la ligne hiérarchique, et elles s’appliquent aussi bien à la fiche individuelle qu’à l’importation en masse et à l’API :

Aucun cycle : deux personnes ne peuvent pas se gérer mutuellement, directement ou par la chaîne au-dessus d’elles.
Profondeur maximale de 20 niveaux : la hiérarchie ne peut pas être plus profonde que cela.
Personne ne peut être son propre gestionnaire.
Les personnes supprimées ne peuvent pas être liées en tant que gestionnaire ni en tant que subordonné. Lorsqu’une personne est supprimée, son propre lien avec son gestionnaire et les liens de ceux qui lui étaient subordonnés sont supprimés automatiquement.

Ce que voit le gestionnaire

Dès qu’une personne a au moins un subordonné, direct ou indirect, l’écran « Mon équipe » apparaît pour elle - voir Mon équipe pour ce qu’il affiche. Avec la gestion des inscriptions active, le gestionnaire y approuve ou y refuse aussi les demandes d’inscription de son équipe.