Lista de asistencia
La Lista de asistencia registra quién participó en cada encuentro de una sala. Cada encuentro real es una sesión; para cada sesión usted marca a cada participante como Presente, Ausente o Tarde y, cuando quiera, exporta todo en CSV.
Sirve tanto para clases presenciales como para clases en vivo: la sesión puede vincularse a una clase en vivo programada o existir por sí sola, para un encuentro que no estaba en la agenda.
Una vez activada, la pestaña funciona para administradores de la sala, tutores y observadores - el piloto restringe quién activa el recurso, no quién lo usa.
Crear una sesión
Sección titulada «Crear una sesión»En Salas, abra la sala y haga clic en la pestaña Lista de asistencia, luego en Nueva sesión:
- Fecha: cuándo ocurre la sesión. El valor predeterminado es hoy, y es el único campo obligatorio.
- Hora de inicio y Duración (minutos): opcionales, salvo en salas con la exigencia de NR-35 presencial, donde la duración es obligatoria, de 1 a 600 minutos (vea “NR-35 presencial”, más abajo).
- Título: un nombre corto opcional, por ejemplo el tema tratado.
- Ubicación: una sala o dirección opcional.
- Clase en vivo: vincule la sesión a una clase en vivo ya programada, para que la lista de asistencia pertenezca a la clase que documenta. Déjelo en Sin vínculo con clase programada para una sesión suelta.
La sesión nace con el estado No realizada y pasa a Realizada cuando usted guarda la asistencia por primera vez.
Tomar asistencia
Sección titulada «Tomar asistencia»Haga clic en Tomar asistencia en la sesión. La lista trae a todos los participantes matriculados en la sala.
Antes del primer guardado aparece el aviso de que la asistencia todavía no fue tomada y de que todos empiezan marcados como Presente hasta que usted guarde. Es deliberado: el sistema guarda por separado “nadie tomó asistencia” y “se tomó asistencia y todos estaban presentes”, que son cosas distintas. Una sesión sin asistencia tomada no cuenta como asistencia perfecta.
Marque a cada participante y haga clic en Guardar asistencia. Al guardar, el sistema graba una fila por participante matriculado, siempre con un estado explícito - nunca deja a alguien “en blanco” en el registro.
Corregir una marcación después
Sección titulada «Corregir una marcación después»Una vez tomada la asistencia, entre de nuevo en Tomar asistencia y cambie el estado de quien lo necesite. La corrección se graba sola, sin rehacer toda la asistencia: solo se modifica ese participante, y las marcaciones de los demás quedan como estaban.
Si otra persona modificó el mismo registro mientras usted tenía la pantalla abierta, el sistema avisa y recarga la lista en lugar de sobrescribir silenciosamente lo que hizo la otra persona.
Notas de la sesión
Sección titulada «Notas de la sesión»Debajo de la lista de asistencia está el campo Notas de la sesión: un espacio libre para registrar lo que ocurrió en el encuentro - qué se trabajó, por qué alguien faltó, qué quedó pendiente para la próxima vez.
Escriba el texto y haga clic en el botón de guardar que está justo debajo del campo. La nota se guarda sola, sin rehacer la asistencia: las marcaciones de asistencia no se modifican.
Algunas cosas que vale la pena saber:
- La nota no la ven los participantes. Queda solo en las pantallas administrativas de la Sala. Quien es observador de la Sala puede leer el texto, pero no editarlo.
- Una sesión cancelada también acepta nota - “cancelada, sala inundada” es exactamente el tipo de registro para el que existe el campo.
- Borrar todo y guardar limpia la nota. No es un error: el campo simplemente vuelve a quedar vacío.
- El texto es lo bastante largo para varios párrafos, pero tiene un límite. Si pega algo muy extenso, el sistema avisa en el propio campo en lugar de dar un error genérico.
- Todo cambio queda registrado con el autor, como los demás cambios de una sesión.
Autorregistro por código QR
Sección titulada «Autorregistro por código QR»En lugar de marcar a todos a mano, puede dejar que los propios participantes hagan su registro.
- En la asistencia de la sesión, haga clic en Abrir autorregistro. Un Código de autorregistro aparece en la pantalla para que lo proyecte en la sala.
- Los participantes leen el código con la cámara del celular y confirman.
- A medida que llegan, la columna Registro de la lista muestra la hora de Llegada (y de Salida, si registran su salida).
- Al final del encuentro, haga clic en Cerrar autorregistro.
El código se actualiza solo y expira rápido. Vale la pena entender exactamente qué protege: impide que una captura de pantalla antigua siga valiendo, y no impide una foto compartida en el momento con quien no vino. La rotación es un control de validez, no una prueba de presencia.
Mientras el autorregistro está cerrado, una lectura del código se rechaza. Al cerrarlo, quien había registrado su llegada y no registró su salida queda cerrado automáticamente en ese instante, para que nadie quede con una hora de salida abierta.
De dónde vino cada marcación
Sección titulada «De dónde vino cada marcación»La lista de asistencia tiene una columna Origen, que muestra cómo llegó allí cada marcación: Marcado para una marcación hecha por usted en la pantalla, Predeterminado (sin revisar) para el Presente inicial que nadie revisó todavía, Check-in del participante (sin acreditar) para un check-in por código QR e Importado de Teams (sin acreditar) para las marcaciones prellenadas por la importación de asistencia de Microsoft Teams (más abajo).
La columna aparece para todas las instituciones que usan la lista de asistencia, incluso las que no usan Teams - en ese caso ninguna marcación viene de Teams.
Precompletado por Microsoft Teams
Sección titulada «Precompletado por Microsoft Teams»Cuando la sesión está vinculada a una clase en vivo en Teams y la institución tiene la importación habilitada, Eduvem busca automáticamente el informe de asistencia de la reunión después de que termina y precompleta la lista de asistencia: quien participó en la reunión aparece ya marcado.
Dos situaciones que vale la pena conocer:
- Participantes de la reunión que no están en la sala. Si alguien entró en la reunión de Teams con un correo electrónico que no corresponde a ninguna matrícula, Eduvem no inventa una marcación. La pantalla informa cuántas participaciones quedaron sin correspondencia. Los administradores pueden ver cuáles fueron esos correos electrónicos; los tutores y observadores ven solo la cantidad, porque esas personas son terceros con respecto a la sala.
- Participaciones sin correo electrónico. Teams reporta sin dirección de correo electrónico a quien entró por teléfono, por ejemplo. Esas participaciones también entran en el recuento de no correspondidas.
La importación nace desactivada en toda institución y solo el equipo de Eduvem puede activarla, junto con dos umbrales que definen cuánto tiempo de reunión cuenta como presencia. Pida al soporte si quiere evaluar el recurso.
Exportar la lista de asistencia
Sección titulada «Exportar la lista de asistencia»El botón Exportar lista de asistencia descarga un CSV con todas las sesiones de la sala.
El archivo se arma a partir de la lista de matriculados, no de las marcaciones: quien se matriculó después de una asistencia ya tomada aparece de todos modos, con la presencia en blanco en esa sesión. Una lista de asistencia en la que desaparecen personas no sirve como documento, así que no se omite a nadie.
Asistencia mínima para la certificación
Sección titulada «Asistencia mínima para la certificación»La sala puede exigir una asistencia mínima en sus clases presenciales para liberar el certificado. El campo está en la configuración de la sala, justo debajo de Puntuación requerida, y se llama Asistencia mínima para la certificación (%). Solo aparece cuando la institución tiene la lista de asistencia habilitada, y solo al editar una sala ya creada - no al crear una sala nueva. Puede modificar el valor quien edita la configuración de la sala. 0% desactiva la exigencia.
Solo puede definir un valor por encima de 0% mientras la lista de asistencia esté habilitada para la institución. Si la lista de asistencia se desactiva después, una sala que ya tenía un valor definido lo conserva - solo deja de bloquear la certificación mientras la lista de asistencia siga desactivada.
Qué cuenta como asistencia
Sección titulada «Qué cuenta como asistencia»La asistencia se calcula sobre todas las sesiones de la sala que no fueron canceladas y tienen fecha a partir de la matrícula del participante - incluidas las que todavía van a ocurrir. Las sesiones anteriores a la matrícula no cuentan. Dentro de esas sesiones, una cuenta como asistencia cuando su lista de asistencia ya fue tomada y el participante fue marcado como Presente o Tarde. Una sesión cuya lista de asistencia todavía no fue tomada entra en el total, pero todavía no cuenta como asistencia - por eso el porcentaje empieza bajo y sube a medida que se toman las asistencias: en una sala con 10 sesiones programadas y una exigencia del 75%, el participante necesita estar marcado presente o tarde en al menos 8 de ellas.
En la pantalla de asistencia, la lista de participantes trae la columna Asistencia %, con el porcentaje de cada uno calculado de la misma forma.
Mientras no se alcanza la asistencia
Sección titulada «Mientras no se alcanza la asistencia»Por debajo de la asistencia exigida, el participante sigue avanzando en el contenido con normalidad - el progreso y las notas se siguen guardando -, pero no se certifica: no se emite ningún certificado, y no se lo cuenta como certificado en ningún lugar (informes, rutas, ranking). Esto vale para cualquier tipo de certificación de la sala; registrar una nota a mano o un resultado en el Libro de calificaciones no libera el certificado por sí solo - también hay que alcanzar la asistencia mínima.
Mientras tanto, en la sala de aula, en Detalles > Certificación, la tarjeta del certificado muestra la etiqueta Esperando asistencia y un medidor Asistencia con el valor actual frente al exigido (por ejemplo, “30% de 75%”), seguido de:
Certificado disponible al alcanzar X% de asistencia (actual: Y%).
NR-35 presencial
Sección titulada «NR-35 presencial»La NR-35 (trabajo en altura) exige una etapa presencial. La institución puede hacer que el sistema la exija con la configuración Exigir NR-35 presencial. La activa el equipo Eduvem (administradores de la plataforma), a pedido: consulte con soporte si desea usarla. Para activarla, la Lista de asistencia debe estar activa y todo contenido de NR-35 debe estar clasificado como NR-35 en el campo NR del contenido. Mientras la configuración esté activa, la lista de asistencia no puede desactivarse, y la clasificación NR de un contenido de NR-35 que tiene salas activas no puede cambiarse a otra NR. Una actualización del contenido desde su origen (contenido distribuido por otra institución) tampoco saca de la NR-35 a un contenido en esa situación.
480 minutos presenciales confirmados
Sección titulada «480 minutos presenciales confirmados»Con la configuración activa, en una sala cuyo contenido es de NR-35 el participante solo es certificado después de acumular 480 minutos de asistencia presencial confirmada por el instructor en las listas de asistencia de su propia sala. Cada sesión suma su Duración (minutos) para quienes fueron confirmados en ella, siempre que:
- la sesión sea presencial, es decir, sin vínculo con una clase en vivo o vinculada a una clase en vivo presencial;
- la sesión no haya sido cancelada y su asistencia ya haya sido tomada;
- el participante esté marcado como Presente o Tarde (Tarde suma la duración completa de la sesión);
- la marcación haya sido confirmada en la pantalla por quien toma la asistencia (marcada en la fila o confirmada con el botón Confirmar asistencias (incluye QR)), y no por el propio participante.
Cada sesión suma como máximo 600 minutos, aunque tenga registrada una duración mayor. No cuentan: las sesiones canceladas, las sesiones cuya asistencia aún no fue tomada, las marcaciones Predeterminado (sin revisar) que nadie confirmó, las marcaciones importadas de Teams y los check-ins por código QR que el instructor aún no confirmó. Los certificados ya emitidos nunca se ven afectados.
Duración de la sesión
Sección titulada «Duración de la sesión»En una sala con la exigencia, la Duración (minutos) deja de ser opcional: al crear la sesión, indique un valor de 1 a 600 minutos, o la sesión no se guarda. Esa duración es la que se convierte en minutos presenciales para cada participante confirmado.
Después de tomar la asistencia de una sesión, la sesión ya no puede desvincularse de una clase en vivo en línea ni pasar a apuntar a una clase presencial: la asistencia en línea empezaría a contar como horas presenciales. El camino inverso sigue permitido, porque solo quita minutos.
Confirmar asistencias (incluye QR)
Sección titulada «Confirmar asistencias (incluye QR)»En las sesiones presenciales sin vínculo con una clase en vivo de una sala con la exigencia, la pantalla de asistencia muestra el botón Confirmar asistencias (incluye QR). Marca como confirmadas por el instructor todas las filas que aún no tocó (cada una conserva la marcación que ya tenía) y también los check-ins por código QR marcados como Presente o Tarde, y guarda la asistencia de inmediato. Un check-in por código QR por sí solo no cuenta para la NR-35: empieza a contar cuando usted lo confirma con este botón o con la marcación en la fila. Marque primero las excepciones y luego haga clic en el botón. El botón solo aparece para quien puede editar la asistencia.
Columna Min. NR-35
Sección titulada «Columna Min. NR-35»En las salas con la exigencia, la lista de asistencia incorpora la columna Min. NR-35, con los minutos presenciales confirmados de cada participante frente a los exigidos (por ejemplo, “240 / 480”). El cálculo considera todas las sesiones de la sala, no solo la que está abierta en la pantalla.
Contenido distribuido por otra institución
Sección titulada «Contenido distribuido por otra institución»La exigencia acompaña al contenido distribuido: cuando una institución que exige NR-35 presencial distribuye un contenido de NR-35 a clientes, las salas de las instituciones clientes que usan esa copia siguen la misma regla de los 480 minutos, aunque la institución cliente no tenga la configuración activa. Por eso, la institución cliente necesita tener la Lista de asistencia activa para crear una sala de ese contenido, y no puede desactivarla mientras tenga una sala activa de él. Los contenidos de NR-35 propios de la institución cliente no se ven afectados.
Qué ve el participante
Sección titulada «Qué ve el participante»Mientras no alcance los 480 minutos, en Detalles > Certificación la tarjeta del certificado muestra Esperando la etapa presencial y el medidor Horas presenciales con el valor actual frente al exigido (por ejemplo, “240 de 480 min presenciales”), seguido de Próxima sesión presencial:
El certificado
Sección titulada «El certificado»El certificado de NR-35 de una sala con la exigencia muestra como carga horaria los minutos presenciales confirmados (y no la duración del contenido a distancia) y la modalidad Presencial. Mientras la matrícula no tenga los 480 minutos confirmados, su fecha de certificación no puede modificarse manualmente.
Regularización de certificados anteriores
Sección titulada «Regularización de certificados anteriores»Los certificados de NR-35 emitidos sin los 480 minutos presenciales confirmados (por ejemplo, antes de activar la exigencia) aparecen en la sección Preparación NR, con el plazo de regularización de cada uno y las acciones para matricular a las personas en una sala presencial. Vea Paquete NR y Preparación NR. Cuando la persona concluye después una sala de NR-35 con los 480 minutos confirmados, ese nuevo certificado regulariza el anterior y no otorga puntos en el ranking ni bonificación de desafío.
Preguntas comunes
Sección titulada «Preguntas comunes»¿La sesión es lo mismo que la clase en vivo? No. La clase en vivo es la programación; la sesión es el encuentro que realmente ocurrió y del que usted tomó la asistencia. Pueden estar vinculadas, pero una clase puede existir sin asistencia y una asistencia puede existir sin clase programada.
Cancelé una clase de una serie. ¿Su lista de asistencia desaparece? No. Las ocurrencias canceladas siguen existiendo con el estado Cancelada, y cualquier asistencia ya tomada sigue apuntando a ellas.
¿El participante ve la nota de la sesión? No. La nota es un registro interno del equipo de la Sala. Ninguna pantalla del participante muestra el contenido de una sesión.
¿Puedo marcar presencia a quien no está matriculado? No. La lista es siempre la de los matriculados en la sala.