Opérations en masse

Pour les grands publics, Eduvem propose des parcours en lot qui évitent le travail personne par personne. L’entrée Actions en masse, juste sous Participants dans le menu latéral de la console d’administration, réunit quatre opérations administratives : désactiver, supprimer, réactiver et renvoyer l’e-mail d’inscription en masse. Sélectionnez les participants en collant les identifiants (utilisateur, e-mail ou CPF, un par ligne) ou en envoyant un fichier CSV.

Écran Gérer les Participants, avec les éléments Actions en masse et Inscrire dans le menu latéral

Groupes : le mécanisme principal d’inscription en lot

Le moyen le plus puissant d’inscrire en volume est d’utiliser les groupes :

Attribuer une salle à un groupe inscrit tous les membres actuels d’un coup.
Ajouter une personne à un groupe l’inscrit automatiquement dans toutes les salles du groupe.
Retirer quelqu’un du groupe n’annule que les inscriptions que ce groupe a créées - les inscriptions directes ou issues d’autres groupes restent intactes.

Inscription des personnes et inscription aux salles en lot

Importez des listes de participants et inscrivez-les en volume via l’assistant Inscrire (onglets Multiples et Fichier CSV), en choisissant les salles ou groupes de destination dans l’assistant lui-même.
Lorsque vous réinscrivez une personne dont l’inscription dans cette salle a été annulée ou refusée, la plateforme réactive l’inscription existante au lieu d’en créer une autre - l’historique d’origine est préservé.
Des systèmes externes peuvent inscrire de nombreuses personnes à la fois via l’API d’intégration, avec l’option de conserver les lignes valides et de ne signaler que celles en erreur.
Avec l’inscription étendue cochée, la feuille de calcul renseigne aussi le téléphone, la ville, l’adresse, le code postal, la date de naissance, le genre, le pays et l’État. Vérifiez les formats acceptés dans Champs d’inscription personnalisés avant de constituer le fichier : le genre, la date de naissance, le pays et l’État sont contrôlés et une valeur hors format est refusée.

Les grandes listes sont importées en arrière-plan

Chaque liste est mesurée en unités : lignes de la liste x salles choisies (une liste sans salle compte chaque ligne une fois).

Jusqu’à 200 unités : rien ne change. L’importation se fait immédiatement, en tout ou rien - si une ligne échoue, rien n’est importé et l’écran affiche l’erreur.
Au-delà de 200 unités : la liste est importée en arrière-plan, une ligne à la fois. L’écran répond en quelques secondes avec l’avis “Demande d’inscription envoyée au serveur. Vous recevrez un e-mail à “<e-mail de l’administrateur>” dès que l’opération sera terminée.” et vide le formulaire. Vous pouvez continuer à travailler.
Une ligne en erreur est enregistrée et ignorée ; les autres lignes sont quand même importées.
À la fin, la personne qui a envoyé la liste reçoit un e-mail de rapport avec les totaux (traitées, réussies, en échec) et chaque ligne en échec : numéro de ligne, identifiant partiellement masqué (par exemple, “te***@exemplo.com”) et motif.
Le rapport arrive aussi si l’importation échoue (par exemple, si l’administrateur perd son autorisation pendant l’importation) ou est interrompue (par exemple, par une mise à jour du serveur) ; il indique pourquoi et combien de lignes n’ont pas été traitées. Renvoyer la liste est sans risque : les personnes et inscriptions existantes ne sont pas dupliquées.
Pour recevoir le rapport, l’administrateur doit avoir un e-mail dans son profil ; si l’institution restreint les domaines d’e-mail, l’adresse doit figurer sur la liste autorisée. Sans e-mail dans le profil, l’écran affiche “Veuillez configurer un e-mail dans votre profil pour recevoir les messages de confirmation d’inscription en lot.” (l’importation se poursuit).
Une seule importation en arrière-plan par institution à la fois : une deuxième est refusée avec “Une importation de participants est déjà en cours pour cette institution. Attendez l’e-mail de fin et réessayez.”
Le maximum est de 10 000 lignes par liste : “La liste contient plus de 10 000 lignes. Divisez-la en listes plus petites.”

Les e-mails individuels aux participants continuent d’être envoyés normalement, en arrière-plan - c’est pourquoi ils peuvent mettre quelques minutes à arriver.

Certification en masse

L’administrateur peut certifier un groupe de participants directement (en marquant l’achèvement de la salle) - utile pour les formations en présentiel enregistrées après coup.