Gérer les groupes

Un groupe rassemble des participants pour les inscrire en bloc : attribuez des salles au groupe et la plateforme gère les inscriptions automatiquement, dans les deux sens.

L’automatisme central

• Salle attribuée au groupe → tous les membres actuels y sont inscrits.
• Personne ajoutée au groupe → elle est inscrite dans toutes les salles du groupe.
• Personne retirée du groupe → seules les inscriptions créées par ce groupe sont annulées ; les inscriptions directes ou issues d’autres groupes sont conservées.

Règles

• Le nom du groupe est unique dans l’institution.
• Un groupe ne peut être supprimé qu’après le retrait de tous ses membres.
• Il existe un groupe spécial qui représente tous les participants de l’institution - il est géré par la plateforme et ne peut pas être supprimé.
• Selon la configuration de l’institution, chaque groupe peut avoir son propre lien d’inscription : quiconque accède à la plateforme par ce lien est ajouté au groupe automatiquement, avant même d’arriver sur la page d’accueil - sans dépendre de l’administrateur.

Les groupes ne sont pas des divisions

Les deux concepts semblent proches, mais ils résolvent des problèmes différents :

	Groupes	Divisions
Pour quoi	Inscrire des publics en bloc	Délimiter les salles qu’un administrateur de division gère
Affecte les inscriptions ?	Oui - c’est l’objectif	Non - n’inscrit jamais personne
Ce qui est organisé	Des participants en publics	Des salles en secteurs administratifs

Voir Divisions pour l’autre côté de ce tableau.

Bonnes pratiques

• Modélisez les groupes selon la structure qui se répète (secteur, poste, unité) - les nouveaux arrivants entrent dans le bon groupe et se retrouvent inscrits à l’essentiel.
• Préférez retirer du groupe plutôt qu’annuler les inscriptions une par une : l’automatisme défait exactement ce qu’il a lui-même créé.
• Si cette structure est déjà un champ de la fiche (secteur, poste, unité), voir Audiences : l’entrée dans le groupe se fait toute seule, directement à partir du profil de la personne.