Audiences

Une audience est un ensemble de règles sur des champs du profil des participants (par exemple, « Secteur = Ventes »). Associée à un groupe, elle ajoute automatiquement les personnes qui ont ce profil - sans qu’un administrateur ait à constituer la liste à la main.

Comment ça fonctionne

Une audience est composée de règles, une par champ du profil. Une personne appartient à l’audience lorsque son profil satisfait toutes les règles (ET entre champs différents) ; au sein d’une même règle, il suffit qu’une des valeurs sélectionnées corresponde (OU entre les valeurs d’un même champ).

Seuls les champs du profil verrouillés pour les participants (l’option « Administrateurs uniquement » du champ, dans Institution > Profil) peuvent être utilisés dans des règles - les douze champs personnalisés (custom1 à custom12), État et Ville. Un champ que le participant peut modifier lui-même ne peut pas devenir une règle d’audience, car la personne pourrait entrer dans le groupe ou en sortir seule, simplement en modifiant le champ.

Tant qu’une audience utilise un champ, ce champ ne peut pas être déverrouillé - l’institution doit d’abord retirer la règle.

Créer une audience

Sur l’écran Groupes, cliquez sur Audiences, puis sur Créer une nouvelle audience. Renseignez :

Nom de l’audience - un nom court permettant aux administrateurs d’identifier l’ensemble de règles. Visible uniquement par les administrateurs ; les participants ne voient jamais le nom de l’audience.
Description - une note interne, visible uniquement par les administrateurs.
Règles - la section Règles liste, un par un, TOUS les champs du profil qui existent dans l’institution (les douze champs personnalisés, État et Ville). Chaque champ déjà verrouillé pour les participants apparaît avec son propre champ de valeurs : s’il a une liste prédéfinie, sélectionnez une ou plusieurs valeurs ; s’il est en texte libre, saisissez une valeur et cliquez sur Ajouter (répétez pour en ajouter plusieurs) - laisser un champ vide ne crée simplement aucune règle pour lui. Un champ non encore verrouillé apparaît uniquement avec un avertissement à la place du sélecteur, sans champ de valeurs.

Formulaire Créer une audience, avec Nom de l’audience, Description et la section Règles montrant le champ verrouillé Entreprise avec la valeur Ventes ajoutée

Une audience a besoin d’au moins une règle renseignée. Si aucun champ du profil n’est encore verrouillé pour les participants, tous les champs de la section Règles n’affichent que l’avertissement - verrouillez d’abord au moins un champ dans Institution > Profil.

Associer à un groupe

Dans l’onglet Configuration du groupe, le champ Audience liste les audiences déjà créées. Lorsque vous en choisissez une et enregistrez, deux options apparaissent :

Membres de l’audience uniquement - décochée par défaut. Avec l’option décochée, l’audience ne fait qu’ajouter des personnes au groupe ; celles qui sont déjà dans le groupe pour une autre raison n’en sont jamais retirées par elle. Cochée, toute personne qui cesse de satisfaire les règles est retirée du groupe automatiquement, et les inscriptions que le groupe avait créées pour cette personne dans ses salles sont annulées - les inscriptions directes ou faites par un autre groupe sont conservées.
Appliquer maintenant - apparaît après l’enregistrement de l’audience dans le groupe. Lance un balayage immédiat de tous les participants de l’institution par rapport aux règles de l’audience. Avant l’application, une fenêtre de confirmation indique combien de personnes satisfont actuellement les règles et combien seront ajoutées et retirées ; à la confirmation, le traitement s’exécute en arrière-plan et un e-mail vous prévient quand il est terminé.

Un groupe activé pour les divisions ne peut pas avoir d’audience - ce sont deux automatismes qui ne se combinent pas. Le groupe spécial Tous les participants, géré par la plateforme, n’accepte pas non plus d’audience.

Quand quelqu’un entre dans le groupe ou en sort

En plus du bouton Appliquer maintenant, l’audience agit automatiquement à ces moments :

La personne est inscrite avec un profil qui satisfait déjà les règles.
Le profil est enregistré (par l’administrateur ou, si le champ n’est pas verrouillé, par le participant lui-même - mais rappelez-vous que seuls les champs verrouillés peuvent devenir une règle) et se met à satisfaire les règles, ou cesse de les satisfaire.
La personne est réactivée. Un compte désactivé n’entre jamais dans un groupe par audience, même s’il satisfait les règles - l’entrée n’a lieu que lorsqu’il redevient actif.

Dans tous les cas, entrer dans le groupe inscrit aussi la personne dans les salles de celui-ci, exactement comme une entrée manuelle - voir Gérer les groupes.

Règles

Le nom de l’audience est unique dans l’institution.
Une audience utilisée par un ou plusieurs groupes ne peut pas être supprimée - retirez-la d’abord des groupes.
Un champ du profil utilisé dans une règle ne peut pas être déverrouillé pour les participants tant que la règle existe.
Un groupe activé pour les divisions ne peut pas avoir d’audience, et inversement.
Désactiver Autoriser les audiences dans l’institution masque le bouton et les champs d’audience, mais n’efface rien - les règles et les associations restent enregistrées et réapparaissent lorsque l’option est réactivée.

Quand l’utiliser

Des secteurs, des postes ou des unités qui existent déjà comme champ de la fiche et changent fréquemment - l’inscription suit d’elle-même lorsque quelqu’un change de secteur.
Intégration des nouveaux arrivants : la personne entre directement dans la bonne salle dès son inscription, sans étape manuelle.
Recertification par profil : avec Membres de l’audience uniquement coché, toute personne qui cesse de répondre au critère (par exemple, un changement de poste) quitte le groupe et voit son inscription à cette salle annulée automatiquement.