Certificats NR à double signature numérique

Au Brésil, les contenus de Normes Réglementaires (Norma Regulamentadora, NR) exigent souvent que le certificat de conclusion soit signé à la fois par le participant et par un responsable technique habilité. Eduvem propose ce flux de double signature numérique directement sur la plateforme : le participant signe électroniquement, avec vérification d’identité, et le responsable technique signe avec son propre certificat numérique. Le certificat n’est libéré qu’une fois les deux signatures obtenues.

Comment fonctionne la double signature

Chaque certificat NR a besoin de deux signatures avant d’être libéré :

La signature du participant - électronique, effectuée directement sur la plateforme, avec vérification d’identité (CPF, selfie avec preuve de vie, code envoyé par e-mail, IP et géolocalisation). La section Signature NR (voir ci-dessous) indique lesquelles de ces vérifications sont actives pour l’institution ; c’est l’équipe Eduvem qui les définit. Selon la loi brésilienne 14.063/2020, il s’agit d’une signature électronique simple.
La signature du responsable technique - effectuée avec le certificat numérique ICP-Brasil (e-CPF) de cette personne, ce qui en fait une signature qualifiée.

Tant que l’une des deux manque, le certificat reste retenu : même une fois le contenu terminé et l’approbation déjà enregistrée, il n’est pas disponible au téléchargement.

Le responsable technique de la salle

Chaque salle avec des contenus de Normes Réglementaires a un seul responsable technique, qui signe tous les certificats qu’elle émet. Une fois que l’équipe Eduvem active la signature NR pour l’institution, avec un nombre de certificats sous contrat (voir le quota ci-dessous), c’est l’administrateur de l’institution lui-même qui désigne et change le responsable technique : dans l’onglet Administrateurs de la salle, il choisit la personne - ou retire la désignation actuelle - sans avoir besoin de contacter le support.

Quota de certificats NR sous contrat

Le nombre de certificats NR que l’institution peut émettre est contrôlé par un quota, défini par l’équipe Eduvem (champ Certificats NR sous contrat), qui suit aussi la consommation actuelle, au format Utilisés : X sur Y.

Écran de Configuration de l’institution montrant le champ Activer les certificats NR avec double signature numérique, le champ Certificats NR sous contrat et la note Utilisés

Une fois le nombre sous contrat atteint, les nouveaux certificats NR sont retenus jusqu’à ce que l’équipe Eduvem augmente le quota.

Le quota et la consommation restent dans cet onglet. La section Signature NR, décrite ci-dessous, indique seulement combien de licences il reste.

Signature NR : les vérifications du participant

La section Signature NR se trouve dans le menu latéral de l’institution, dans le groupe Général. Elle n’apparaît que tant que la double signature des certificats NR est activée pour l’institution. Les administrateurs de l’institution peuvent ouvrir la section et voir ce qui est configuré, mais les champs sont en lecture seule : c’est l’équipe Eduvem qui définit les vérifications. Un avis dans la section elle-même l’explique et indique de contacter le support pour demander un changement.

En haut de la section, le texte Licences NR disponibles : N indique combien de licences du quota sous contrat n’ont pas encore été utilisées. Une licence est consommée dès qu’un certificat est envoyé pour la première fois au fournisseur de signature - même si la signature n’est pas encore terminée ; réémettre un certificat qui a déjà consommé une licence n’en consomme pas une autre. Lorsqu’aucun quota n’est configuré, le texte est Aucun quota de licences NR configuré, et cela ne bloque pas l’émission (voir le quota ci-dessus).

Juste en dessous se trouvent quatre interrupteurs, un pour chaque vérification que le participant effectue en signant. Tous sont activés par défaut, ce qui correspond au comportement standard de la plateforme :

Exiger un selfie du participant ? - le participant prend une photo avec la caméra de l’appareil pendant la signature.
Exiger une preuve de vie ? - la caméra confirme qu’une personne réelle se trouve devant elle au moment de la signature. Comme le selfie, elle nécessite une caméra.
Exiger la localisation du participant ? - le navigateur demande au participant de partager sa localisation. Tant que cette option est activée, un participant qui refuse ne peut pas signer.
Envoyer un code à l’e-mail du participant ? - le participant saisit un code envoyé à son e-mail enregistré. Il est désactivé lorsque les e-mails enregistrés ne sont pas valides et que le code n’arrive jamais.

Au moins une vérification parmi le selfie, la preuve de vie et le code par e-mail reste toujours activée, pour que la signature continue de prouver qui a signé, et pas seulement le CPF saisi. Lorsqu’une seule d’entre elles est active, son interrupteur apparaît verrouillé, avec un message qui en explique la raison. La localisation n’entre pas dans ce calcul, car elle indique où se trouvait la personne, et non qui elle est. Avec DataValid actif, la règle est déjà respectée, car il maintient le selfie et la preuve de vie exigés.

Seule l’équipe Eduvem peut désactiver l’une d’elles, à la demande de l’institution - le motif le plus courant est un participant qui signe sur un ordinateur sans caméra, ou qui refuse la demande de localisation du navigateur : avec la vérification exigée, il ne peut pas terminer la signature. Pour demander un changement, contactez le support.

Les modifications s’appliquent aux certificats envoyés pour signature après leur enregistrement. Les certificats qui attendaient déjà une signature conservent les vérifications avec lesquelles ils ont été envoyés.

Chaque changement est consigné dans l’historique d’audit de l’institution.

Le choix d’envoyer le code par e-mail et la vérification DataValid, décrite ci-dessous, se trouvaient dans l’onglet Configuration de l’institution. Ils sont désormais dans cette section - mais, comme les autres vérifications de cette section, ils restent réservés à l’équipe Eduvem : aucun d’eux ne peut être modifié par l’administrateur de l’institution.

Vérification faciale dans la base fédérale du CPF (DataValid)

En option, l’équipe Eduvem peut activer pour l’institution une vérification supplémentaire sur la signature du participant : le selfie pris pendant la signature est comparé à la photo de la base fédérale du CPF. L’option se trouve dans la section Signature NR, dans le champ Vérifier le visage du participant dans la base fédérale du CPF (DataValid) ? - l’administrateur de l’institution voit si elle est active, mais seule l’équipe Eduvem peut la modifier.

Comme la comparaison utilise le selfie, tant que DataValid est activé, le selfie et la preuve de vie restent obligatoires : les deux interrupteurs apparaissent activés et verrouillés, avec un avis qui explique pourquoi.

La modification s’applique aux certificats envoyés pour signature après elle. Les certificats qui attendaient déjà une signature conservent les vérifications avec lesquelles ils ont été envoyés, même si l’option est activée ou désactivée entre-temps.

Comment le participant signe

Après avoir terminé le contenu et été approuvé, le participant voit le statut En attente de votre signature à la place du bouton de téléchargement - aussi bien sur l’écran du contenu terminé dans la salle que dans l’onglet Certificats (ou Mon développement, lorsque l’institution active la fonctionnalité) de son propre profil. En cliquant sur Signer le certificat, une fenêtre de signature s’ouvre directement sur la plateforme, où le participant confirme son identité et termine la signature électronique.

Après la signature, le statut passe à En attente du responsable technique : la signature du participant est déjà enregistrée, et le certificat est libéré dès que la personne désignée comme responsable technique signe à son tour.

Comment le responsable technique signe

La personne désignée comme responsable technique trouve les certificats en attente de sa signature sur sa propre page de profil, dans l’onglet Certificats (ou Mon développement, lorsque l’institution active la fonctionnalité), dans une liste séparée appelée Certificats en attente de votre signature (Responsable Technique). Chaque ligne indique le participant, la salle, la date de conclusion et - lorsque le fournisseur de signature communique un délai - jusqu’à quand ce lien de signature reste valable.

En cliquant sur Signer le certificat sur l’une de ces lignes, la même fenêtre de signature s’ouvre, et le responsable technique termine la signature avec son propre certificat numérique ICP-Brasil (e-CPF).

Code de vérification et QR code sur le certificat

Tout certificat émis par la plateforme - y compris les certificats NR - a un code de vérification de 16 caractères, au format XXXX-XXXX-XXXX-XXXX, que n’importe qui peut utiliser pour confirmer l’authenticité du document, sans avoir besoin de se connecter (voir Comment valider un certificat).

Sur un certificat NR, le code, un QR code et la mention Valider sur… avec l’adresse de l’institution sont imprimés : sur la page Informations sur la formation, lorsque le certificat a cette page, ou, lorsqu’il ne l’a pas, dans un coin de la page principale du certificat.

En plus de ce que montre tout certificat lors de la vérification, la page d’un certificat NR montre aussi le lieu et la modalité de la formation, l’instructeur et sa qualification, le responsable technique et, une fois le certificat signé numériquement, la mention signé numériquement (ICP-Brasil).

Les certificats NR émis avant l’existence de cette fonctionnalité reçoivent le code la prochaine fois qu’ils sont téléchargés individuellement ; ceux qui ont déjà une signature numérique ICP-Brasil continuent d’être vérifiés par le lien qu’ils avaient déjà.

Suivre les certificats d’une salle

L’onglet Administrateurs de la salle affiche aussi la liste Certificats NR en cours : qui n’a pas encore reçu son certificat, quelle signature manque (celle du participant ou celle du responsable technique), et depuis combien de jours le certificat est dans cet état.

Lorsqu’une signature ne peut pas être terminée à cause d’un problème temporaire du fournisseur, la plateforme réessaie automatiquement, jusqu’à trois fois. Passé cette limite, le certificat est mis en pause et la liste affiche une option de réémission manuelle, qui ouvre un nouveau processus de signature - exigeant à nouveau les deux signatures.

Dossier de preuves

Le Dossier de preuves réunit, dans un seul fichier ZIP, les certificats d’une salle (ou d’une personne) et la situation de chaque inscription, afin que vous puissiez les remettre à une inspection ou à un audit NR sans rien assembler à la main.

Qui peut l’utiliser

Les administrateurs de l’institution (ou les profils supérieurs) dans les institutions où la signature des certificats NR est activée. Dans les autres institutions, la fonction n’apparaît pas et la plateforme refuse la demande avec le message Le dossier de preuves n’est pas activé pour cette institution. Tout administrateur de l’institution peut télécharger un dossier généré par un autre.

Où le générer

Pour une salle : dans l’onglet Rapports de la salle, sur la ligne Dossier de preuves, cliquez sur Générer.
Pour une personne : sur la page de la personne, dans l’en-tête de sa liste d’inscriptions, cliquez sur Dossier de preuves. Le dossier couvre toutes les inscriptions de cette personne.

Comment fonctionne la génération

La génération s’exécute en arrière-plan : vous pouvez quitter l’écran. Pendant la construction du dossier, la ligne (ou le bandeau, sur la page de la personne) affiche l’avancement au format Génération… N sur M. À la fin, la plateforme envoie un e-mail à la personne qui a demandé le dossier, pour indiquer qu’il est prêt ou, en cas de problème, que la génération a échoué. Cet e-mail est envoyé uniquement au demandeur.

Quand le dossier est prêt, l’état passe à Prêt et le lien Télécharger apparaît, avec disponible jusqu’au et la date limite. Si la génération échoue, l’état est Échec et la plateforme affiche le motif ; utilisez Générer à nouveau.

Durée de validité du téléchargement

Le dossier reste disponible au téléchargement pendant 7 jours. Ensuite, l’état passe à Expiré et le fichier est supprimé ; utilisez Générer à nouveau pour créer un nouveau dossier, avec la situation actuelle des inscriptions.

Si une personne de l’institution est anonymisée pendant la génération d’un dossier, la génération est annulée et les dossiers déjà prêts de l’institution expirent. Générez-les à nouveau.

Limites

Jusqu’à 20 000 inscriptions par dossier. Une salle de plus de 20 000 inscriptions ne peut pas générer de dossier ; la plateforme affiche Cette salle a trop de participants pour un dossier. Limite : 20 000 inscriptions.
Personne anonymisée : son dossier individuel ne peut pas être généré (Cette personne a été anonymisée ; il n’y a aucune preuve à exporter).

Contenu du ZIP

Fichier	Contenu
`LEIA-ME.pdf`	Page de garde en portugais : institution, salle ou personne, date de génération, demandeur, nombre d’inscriptions par situation, données de la formation NR et présence ou non d’une feuille de présence et d’attestations de prise de connaissance des politiques.
`participantes.csv`	Une ligne par inscription, avec une seule situation (voir ci-dessous), ainsi que la fin de formation, la validité, la note, la durée, le lieu, la modalité, l’instructeur et le code de vérification.
`assinaturas.csv`	Qui a signé chaque certificat NR, avec le rôle, la date et le niveau de signature. Présent seulement s’il existe des certificats NR signés.
`certificados/`	Un PDF par inscription. Les certificats NR signés sont inclus exactement tels qu’ils ont été signés, sans régénération, avec le rapport de preuves du prestataire de signature lorsqu’il est disponible. Les autres certificats sont générés à la volée.
`presenca.csv` et `ciencia-politicas.csv`	Feuille de présence et enregistrements de prise de connaissance des politiques de la salle. Inclus seulement si la salle possède ces enregistrements.
`manifest.csv`	Index de tous les fichiers : chemin, taille en octets, sha256, origine et résultat de la vérification.
`PACOTE-COMPLETO.txt`	Toujours le dernier fichier. Il indique la date, le nombre de fichiers et le résultat d’intégrité.

Les noms de fichiers, les en-têtes de colonnes et les situations du dossier sont toujours en portugais, quelle que soit la langue de la plateforme. Les journaux d’accès des participants ne font pas partie de cette version du dossier.

Situations dans `participantes.csv`

Chaque inscription reçoit exactement une situation :

Situation	Signification
`emitido`	Certificat émis et inclus dans le dossier.
`assinado`	Certificat NR portant les deux signatures, inclus tel que signé.
`assinado (sem hash de referência)`	Certificat NR signé, mais sans hachage de référence pour vérifier le fichier.
`arquivo assinado indisponível`	Le certificat est enregistré comme signé, mais le fichier n’a pas pu être lu.
`aguardando assinatura (trabalhador)` ou `(responsável técnico)`	La signature indiquée manque encore ; il n’y a pas encore de certificat.
`não concluído`	Le participant n’a pas encore terminé le contenu.
`bloqueado: campo NR-1 ...` ou `bloqueado: sem nome`	Une donnée requise pour émettre le certificat est manquante.
`emitido antes da adesão NR`	Certificat émis avant l’activation de la signature NR par l’institution.
`certificado não elegível para emissão` ou `falha ao gerar certificado`	Il n’y a pas de fichier de certificat pour cette inscription.
`removido (titular anonimizado)`	La personne a été anonymisée. L’inscription reste listée, mais sans aucun fichier et sans données personnelles.

Comment l’auditeur vérifie l’intégrité

Ouvrez PACOTE-COMPLETO.txt. S’il n’est pas dans le ZIP, le dossier est incomplet et ne doit pas être utilisé. S’il y est, la ligne INTEGRIDADE donne le résultat : OK (tout est vérifié), FALHOU (un certificat signé diffère de l’original enregistré à la signature) ou NÃO VERIFICÁVEL (un fichier n’a pas de hachage de référence ou est indisponible).
Dans manifest.csv, calculez le SHA-256 d’un fichier quelconque et comparez-le à la colonne sha256. Pour les certificats signés, la colonne verificacao_sha256 indique le résultat de la comparaison avec le hachage enregistré au moment de la signature : conferido, divergente ou sem hash de referência.

Questions fréquentes

Le participant et le responsable technique peuvent-ils être la même personne ? Non. Les deux signatures d’un même certificat doivent provenir de personnes différentes.

Cette fonctionnalité remplace-t-elle la signature numérique ICP-Brasil de l’institution (l’option « Signer numériquement les certificats ? »)? Non - ce sont deux mécanismes différents. Celui-là signe automatiquement tous les certificats émis par l’institution avec le certificat ICP-Brasil de la plateforme elle-même, attestant qu’Eduvem a émis le document. Celui-ci ne s’applique qu’aux salles avec des contenus de Normes Réglementaires, et exige en plus la signature personnelle du participant et du responsable technique.

Où sont conservées les données recueillies lors de la signature (selfie, preuve de vie, IP) ? La vérification d’identité est réalisée par le prestataire de signature avec lequel travaille Eduvem, qui conserve ces preuves selon sa propre politique et la LGPD. Lorsqu’une personne est supprimée, Eduvem efface le selfie et le rapport de preuves qu’elle détient ; le certificat signé fait exception : lorsque la conservation est activée, il reste conservé, comme décrit ci-dessous. La copie du prestataire n’est pas effacée avec eux. Pour ce type de demande, contactez le support.

Mon institution n’a pas cette fonctionnalité activée. Comment le demander ? Contactez le support Eduvem.

Que devient le certificat NR lorsque le participant est supprimé ? L’institution est le responsable du traitement des données et doit conserver la preuve de la formation. C’est pourquoi, à la suppression du participant, Eduvem conserve une copie de son certificat NR (le PDF signé, lorsqu’il y a eu signature), avec le nom et le CPF figurant sur le document, pendant une durée définie pour l’institution : 5 ans par défaut. Seuls les administrateurs de l’institution accèdent à ces copies, dans la liste Certificats NR conservés, et chaque consultation et téléchargement est journalisé. Le CPF est masqué dans la liste. Le code de vérification continue d’indiquer que le certificat est authentique, sans afficher le nom (Certificat authentique - données du titulaire supprimées (LGPD).). À la fin de la durée, le fichier est supprimé, les données du titulaire sont retirées et le code affiche Certificat Révoqué.

Un ancien participant a demandé la suppression de son certificat NR. Que faire ? La demande doit être adressée à l’entreprise (responsable du traitement), et non à Eduvem. Si l’entreprise décide d’y donner suite, Eduvem supprime la copie via l’action Supprimer maintenant de la liste Certificats NR conservés ; la suppression est effectuée en quelques minutes, lors de la prochaine exécution de la routine de conservation. Si l’entreprise décide de la conserver, la copie reste jusqu’à la fin de la durée.

Qui décide de la durée de conservation ? Le réglage appartient à l’institution et est modifié par Eduvem (administrateur de la plateforme), entre 0 et 20 ans ; 0 désactive la conservation. La durée court à partir de la suppression de chaque personne et ne change pas pour les personnes déjà supprimées. Voir Certificats NR conservés.

Voir aussi

Certificats NR conservés - la liste des copies conservées après la suppression du participant, avec durée, téléchargement et suppression anticipée.
Certificats NR : lieu, modalité et instructeur - exige le lieu, la modalité et l’instructeur de la formation avant de libérer le certificat, indépendamment de la double signature.
Comment valider un certificat - le code de vérification et le QR code, expliqués pour toute personne qui reçoit le certificat ou doit confirmer son authenticité.
Personnalisation et émission en ligne de certificats - modèle du certificat et la signature numérique ICP-Brasil de l’institution elle-même.
Validité des certificats et recyclage - durée de validité par contenu et réinscription automatique dans une salle de recyclage.