Préférences d'e-mail

Les e-mails envoyés par la plateforme sont organisés en cinq types. Chaque personne choisit, dans son propre profil, ce qu’elle souhaite recevoir pour chaque type. L’administrateur de l’institution définit la valeur par défaut pour les personnes qui n’ont pas encore choisi.

Les types d’e-mail

Type	Ce qu’il comprend	Options dans le profil
Messages	Conversations de support et de tutorat	Toutes, Synthèse quotidienne, Désactivé
Mon apprentissage	Inscriptions, rappels, certificats	Activé, Désactivé
Activité des salles	Certifications et avis concernant les participants	Activé, Désactivé
Communiqués	Avis envoyés par l’institution	Activé, Désactivé
Rapports et synthèses	Synthèses périodiques (demandes d’inscription)	Activé, Désactivé

Les participants voient uniquement Messages, Mon apprentissage et Communiqués. Activité des salles et Rapports et synthèses apparaissent seulement pour les administrateurs et pour les personnes qui gèrent d’autres personnes.

Choisir ce que vous recevez, depuis le profil

1. Ouvrez votre profil depuis le menu supérieur.
2. Dans la section Notifications par e-mail, repérez le type souhaité.
3. Choisissez une option dans la liste. La première option, Valeur par défaut de l’institution, indique entre parenthèses ce qui s’applique à vous aujourd’hui.
4. Enregistrez le profil avec le bouton d’enregistrement.

Choisir Valeur par défaut de l’institution efface votre choix, et ce que l’administrateur a défini s’applique de nouveau.

Note

• Si l’option Recevoir des e-mails de la plateforme ? est désactivée, aucun e-mail n’est envoyé et les listes de Notifications par e-mail sont désactivées. Activez l’option pour pouvoir choisir de nouveau.
• Les e-mails du compte, comme la réinitialisation du mot de passe et la confirmation d’inscription, ainsi que les e-mails obligatoires de la plateforme, ne dépendent pas de ces types et sont toujours envoyés.
• Les rappels d’acceptation des politiques sont toujours envoyés, même avec Mon apprentissage sur Désactivé. Quand l’institution utilise la signature des certificats NR, les avis de signature (au participant et au responsable technique) sont aussi toujours envoyés. L’aide (?) de Mon apprentissage et d’Activité des salles l’indique.

Messages : Toutes ou Synthèse quotidienne

• Toutes : vous recevez un e-mail pour chaque réponse dans les conversations.
• Synthèse quotidienne : les réponses de la journée arrivent réunies dans un seul e-mail, envoyé entre 18:00 et 18:30 à l’heure locale de l’institution. Les nouvelles conversations arrivent toujours immédiatement.
• Désactivé : vous ne recevez aucun e-mail de messages. Les messages restent disponibles sur la plateforme.

Pour les administrateurs : valeurs par défaut de l’institution

Dans Institution, dans le groupe Communication, ouvrez l’onglet Notifications par e-mail. L’onglet est disponible pour les administrateurs de l’institution.

Le tableau comporte une ligne par type d’e-mail et deux colonnes, Participants et Administrateurs. Lorsqu’un type n’existe pas pour le profil, la cellule affiche un tiret. Pour chaque cellule, choisissez :

• Comme aujourd’hui : aucune valeur par défaut.
• Tous ou Résumé quotidien (uniquement pour Messages), ou Activé pour les autres types.
• Désactivé.

Enregistrez l’onglet. La plateforme confirme avec Paramètres par défaut des notifications par e-mail enregistrés.

La valeur par défaut s’applique uniquement aux personnes de votre institution qui n’ont jamais rien choisi dans leur profil. Qui a déjà choisi conserve son choix, et chacun peut le modifier ensuite : la valeur par défaut ne verrouille personne.

Quand il n’y a ni choix ni valeur par défaut

• Messages suit l’ancien réglage de chaque personne : qui recevait un e-mail par message continue de recevoir Toutes ; les autres reçoivent la Synthèse quotidienne.
• Les autres types sont Activés.

Le lien dans chaque e-mail

Tout e-mail appartenant à l’un de ces types se termine par le lien Gérer les préférences d’e-mail. Il ouvre votre profil en modification, et vous devez être connecté.

Le lien n’apparaît pas quand l’institution met les profils en lecture seule, ou masque le bouton du profil pour les personnes qui ne se connectent pas avec un mot de passe.

Rapports planifiés

Les e-mails de rapports planifiés sont un abonnement personnel et ne dépendent pas de ces types. Chacun se termine par le lien Gérer ou annuler ce rapport planifié, qui ouvre l’onglet des rapports de l’institution (ou l’écran des rapports de la division), où l’abonnement peut être modifié ou annulé.

Exemple : pas d’e-mails de conversations, mais des avis de certification

Les administrateurs qui ne veulent pas d’e-mails de conversations, mais souhaitent continuer à être informés des certifications des participants, peuvent :

1. Régler Messages sur Désactivé.
2. Laisser Activité des salles sur Activé.

Pour appliquer cela à tous les administrateurs à la fois, définissez ces deux options dans la colonne Administrateurs de l’onglet Notifications par e-mail de l’institution.