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Lembretes automáticos

Existe uma diferença entre o participante que desistiu e o participante que esqueceu. A maior parte das matrículas que vencem sem conclusão é da segunda categoria: alguém começou, a vida atravessou, e ninguém avisou que o prazo estava acabando.

Os lembretes automáticos são a resposta da plataforma a isso. Todas as madrugadas (a rotina roda às 06:00 no horário do servidor, por volta das 03:00 em Brasília), a Eduvem percorre as matrículas da sua instituição e envia um e-mail quando alguma condição se aplica - o prazo está próximo, o conteúdo nunca foi aberto, há um documento pendente. Nenhum administrador precisa disparar nada.

A funcionalidade vem desligada em todas as instituições, e são necessárias duas ações separadas para que um e-mail chegue de fato a alguém. Isso é proposital: é uma comunicação que sai em nome da sua instituição, sem revisão prévia, para pessoas reais.

Onde configurar

Seção intitulada “Onde configurar”

Em Instituição, abra a aba Lembretes.

Aba Lembretes da instituição, com as chaves Ativar lembretes automáticos e Modo somente relatório no topo e os sete lembretes abaixo, cada um com a sua chave e o seu campo Dias

Com a chave geral desligada a aba mostra apenas ela: as demais opções aparecem assim que você liga Ativar lembretes automáticos, e o campo Dias de cada lembrete aparece quando aquele lembrete é ligado.

A aba está disponível tanto para administradores da plataforma quanto para administradores da instituição - você não precisa abrir um chamado na Eduvem para ligar, desligar ou ajustar um lembrete.

As duas chaves gerais

Seção intitulada “As duas chaves gerais”

No topo da aba ficam duas chaves que valem para todos os lembretes de uma vez.

Chave Padrão O que faz
Ativar lembretes automáticos Desligada A chave geral. Enquanto estiver desligada, nenhum lembrete é enviado nesta instituição, não importa o que esteja marcado abaixo.
Modo somente relatório Ligada O freio de segurança. Enquanto estiver ligado, a plataforma registra o que enviaria e não envia nada.

O caminho recomendado para ligar a funcionalidade pela primeira vez é usar as duas em momentos diferentes: ligue a chave geral mantendo o modo somente relatório ligado, deixe rodar alguns dias, e só então desligue o freio. Assim você descobre o volume real de e-mails antes que eles saiam.

Os dez lembretes

Seção intitulada “Os dez lembretes”

Cada lembrete tem a sua própria chave e o seu próprio número de dias. O número significa coisas diferentes dependendo do lembrete: em alguns é uma antecedência (dias antes de algo acontecer), em outros é uma espera (dias sem que algo aconteça). O texto de ajuda ao lado de cada campo explica qual é o caso.

Lembrete Padrão Dias (padrão) Intervalo aceito Quando dispara
Matrícula prestes a expirar Ligado 7 1 a 90 Esta quantidade de dias antes da data de término da matrícula. Enviado uma única vez.
Progresso parado Desligado 14 1 a 29 Quando um participante que vinha avançando fica esta quantidade de dias sem progredir.
Nunca acessou o conteúdo Desligado 7 1 a 29 Quando o participante não abriu o conteúdo nenhuma vez após esta quantidade de dias da matrícula.
Documentos pendentes de aceite Desligado 5 1 a 29 Quando o participante está matriculado há esta quantidade de dias e ainda tem documentos sem aceite bloqueando o acesso.
Aula ao vivo se aproximando Desligado 1 1 a 14 Esta quantidade de dias antes de cada aula ao vivo agendada.
Conta prestes a ser desativada Desligado 7 1 a 90 Esta quantidade de dias antes de a conta ser desativada por inatividade.
Certificado a vencer Desligado 30 1 a 90 Esta quantidade de dias antes de o certificado de um conteúdo concluído vencer. Só funciona com a validade de certificados habilitada para a instituição.
Aviso de substituição de conteúdo Desligado 14 1 a 60 Esta quantidade de dias antes da data de efetivação de uma substituição de versão de conteúdo agendada, para quem tem certificado da versão que será substituída. Só vale para as políticas Automática e Notificar e aguardar, e só funciona com a validade de certificados habilitada.
Prazo de atividade se aproximando Desligado 2 1 a 14 Esta quantidade de dias antes do prazo de entrega de uma atividade, para o participante que ainda não a entregou. Só funciona em salas com prazo definido para a atividade, na aba Atividades da sala.
Frequência abaixo do mínimo Desligado 7 1 a 30 Quando a frequência do participante nas sessões já realizadas está abaixo do mínimo da sala, mas ainda dá para recuperar nas sessões que faltam. Aqui o número de dias é o intervalo mínimo entre dois avisos para a mesma pessoa. Requer a chamada permitida na instituição e a Frequência mínima para certificação (%) configurada na sala.

Só “Matrícula prestes a expirar” vem ligado, e é o único que já existia antes desta configuração. Os outros nove são novos e começam desligados de propósito: cada um envia e-mail por um motivo novo, para um público que hoje não recebe nada, e essa é uma decisão da instituição.

Detalhes que mudam o volume

Seção intitulada “Detalhes que mudam o volume”
  • Os três lembretes de espera (progresso parado, nunca acessou, documentos pendentes) repetem no máximo uma vez por semana enquanto a situação continuar. Não é um e-mail por dia.
  • “Conta prestes a ser desativada” também repete no máximo uma vez por semana enquanto a pessoa continuar elegível.
  • “Aviso de substituição de conteúdo” é enviado uma vez por substituição agendada. Se a substituição for agendada com menos antecedência do que o número de dias configurado, o aviso sai na rotina da madrugada seguinte.
  • “Aula ao vivo se aproximando” é enviado uma vez por sessão. Numa série recorrente, o participante é avisado sobre cada ocorrência.
  • “Conta prestes a ser desativada” exige que a desativação automática esteja configurada nesta instituição. Sem ela não há data de desativação para antecipar, e o lembrete não tem o que enviar.
  • “Prazo de atividade se aproximando” é enviado uma vez para cada atividade e prazo. Se o participante entregar antes da rotina da madrugada, o e-mail não sai. Depois que o prazo passa, nada mais é enviado: não existe cobrança de atividade atrasada. Se o prazo da atividade na sala for alterado, a nova data conta como um novo prazo e o participante pode ser lembrado de novo. O e-mail traz o nome da atividade, a sala e a data limite.
  • “Frequência abaixo do mínimo” só olha sessões em que a chamada já foi feita e conta como presença as marcações Presente e Atrasado. Ele não é enviado quando o participante não consegue mais atingir o mínimo nem comparecendo a todas as sessões restantes, quando não há mais sessões previstas na sala, nem depois que o participante foi certificado. Enquanto a situação continuar, repete no máximo a cada N dias, sendo N o número configurado. O e-mail mostra a frequência atual, o mínimo exigido e quantas sessões ainda estão previstas.

Escolhendo o número de dias

Seção intitulada “Escolhendo o número de dias”

Cada lembrete aceita um intervalo próprio, mostrado na tabela acima. Se você digitar um número fora do intervalo, ou algo que não seja um número inteiro, a tela recusa o salvamento com a mensagem “Informe um número inteiro de dias dentro do intervalo indicado em cada lembrete.” e nada é gravado até a correção.

Vale pensar no número a partir do prazo dos seus conteúdos. Sete dias de antecedência num conteúdo de duas semanas é um aviso útil; num conteúdo de seis meses, provavelmente é tarde demais para mudar o desfecho.

Quem recebe

Seção intitulada “Quem recebe”

Os lembretes seguem as mesmas regras de consentimento dos outros e-mails da plataforma. Participantes que optaram por não receber e-mails, contas já desativadas e quem já concluiu o conteúdo ficam de fora automaticamente - não é preciso manter nenhuma lista de exceção. A exceção é Prazo de atividade se aproximando: ele olha só se a atividade foi entregue, então também chega a quem já concluiu o conteúdo mas deixou uma atividade com prazo sem entregar.

A plataforma também não envia o mesmo lembrete duas vezes para a mesma situação, mesmo que a rotina rode novamente.

E-mails de reciclagem

Seção intitulada “E-mails de reciclagem”

Além dos lembretes acima, a validade de certificados envia e-mails de reciclagem (ao participante matriculado e resumos semanais para administradores e gestores). Eles não têm chave nesta aba: veja Validade de certificados e reciclagem.

Veja também

Seção intitulada “Veja também”