Lembretes automáticos
Existe uma diferença entre o participante que desistiu e o participante que esqueceu. A maior parte das matrículas que vencem sem conclusão é da segunda categoria: alguém começou, a vida atravessou, e ninguém avisou que o prazo estava acabando.
Os lembretes automáticos são a resposta da plataforma a isso. Todas as madrugadas (a rotina roda às 06:00 no horário do servidor, por volta das 03:00 em Brasília), a Eduvem percorre as matrículas da sua instituição e envia um e-mail quando alguma condição se aplica - o prazo está próximo, o conteúdo nunca foi aberto, há um documento pendente. Nenhum administrador precisa disparar nada.
A funcionalidade vem desligada em todas as instituições, e são necessárias duas ações separadas para que um e-mail chegue de fato a alguém. Isso é proposital: é uma comunicação que sai em nome da sua instituição, sem revisão prévia, para pessoas reais.
Onde configurar
Seção intitulada “Onde configurar”Em Instituição, abra a aba Lembretes.
Com a chave geral desligada a aba mostra apenas ela: as demais opções aparecem assim que você liga Ativar lembretes automáticos, e o campo Dias de cada lembrete aparece quando aquele lembrete é ligado.
A aba está disponível tanto para administradores da plataforma quanto para administradores da instituição - você não precisa abrir um chamado na Eduvem para ligar, desligar ou ajustar um lembrete.
As duas chaves gerais
Seção intitulada “As duas chaves gerais”No topo da aba ficam duas chaves que valem para todos os lembretes de uma vez.
| Chave | Padrão | O que faz |
|---|---|---|
| Ativar lembretes automáticos | Desligada | A chave geral. Enquanto estiver desligada, nenhum lembrete é enviado nesta instituição, não importa o que esteja marcado abaixo. |
| Modo somente relatório | Ligada | O freio de segurança. Enquanto estiver ligado, a plataforma registra o que enviaria e não envia nada. |
O caminho recomendado para ligar a funcionalidade pela primeira vez é usar as duas em momentos diferentes: ligue a chave geral mantendo o modo somente relatório ligado, deixe rodar alguns dias, e só então desligue o freio. Assim você descobre o volume real de e-mails antes que eles saiam.
Os seis lembretes
Seção intitulada “Os seis lembretes”Cada lembrete tem a sua própria chave e o seu próprio número de dias. O número significa coisas diferentes dependendo do lembrete: em alguns é uma antecedência (dias antes de algo acontecer), em outros é uma espera (dias sem que algo aconteça). O texto de ajuda ao lado de cada campo explica qual é o caso.
| Lembrete | Padrão | Dias (padrão) | Intervalo aceito | Quando dispara |
|---|---|---|---|---|
| Matrícula prestes a expirar | Ligado | 7 | 1 a 90 | Esta quantidade de dias antes da data de término da matrícula. Enviado uma única vez. |
| Progresso parado | Desligado | 14 | 1 a 29 | Quando um participante que vinha avançando fica esta quantidade de dias sem progredir. |
| Nunca acessou o conteúdo | Desligado | 7 | 1 a 29 | Quando o participante não abriu o conteúdo nenhuma vez após esta quantidade de dias da matrícula. |
| Documentos pendentes de aceite | Desligado | 5 | 1 a 29 | Quando o participante está matriculado há esta quantidade de dias e ainda tem documentos sem aceite bloqueando o acesso. |
| Aula ao vivo se aproximando | Desligado | 1 | 1 a 14 | Esta quantidade de dias antes de cada aula ao vivo agendada. |
| Conta prestes a ser desativada | Desligado | 7 | 1 a 90 | Esta quantidade de dias antes de a conta ser desativada por inatividade. |
Só “Matrícula prestes a expirar” vem ligado, e é o único que já existia antes desta configuração. Os outros cinco são novos e começam desligados de propósito: cada um envia e-mail por um motivo novo, para um público que hoje não recebe nada, e essa é uma decisão da instituição.
Detalhes que mudam o volume
Seção intitulada “Detalhes que mudam o volume”- Os três lembretes de espera (progresso parado, nunca acessou, documentos pendentes) repetem no máximo uma vez por semana enquanto a situação continuar. Não é um e-mail por dia.
- “Conta prestes a ser desativada” também repete no máximo uma vez por semana enquanto a pessoa continuar elegível.
- “Aula ao vivo se aproximando” é enviado uma vez por sessão. Numa série recorrente, o participante é avisado sobre cada ocorrência.
- “Conta prestes a ser desativada” exige que a desativação automática esteja configurada nesta instituição. Sem ela não há data de desativação para antecipar, e o lembrete não tem o que enviar.
Escolhendo o número de dias
Seção intitulada “Escolhendo o número de dias”Cada lembrete aceita um intervalo próprio, mostrado na tabela acima. Se você digitar um número fora do intervalo, ou algo que não seja um número inteiro, a tela recusa o salvamento com a mensagem “Informe um número inteiro de dias dentro do intervalo indicado em cada lembrete.” e nada é gravado até a correção.
Vale pensar no número a partir do prazo dos seus conteúdos. Sete dias de antecedência num conteúdo de duas semanas é um aviso útil; num conteúdo de seis meses, provavelmente é tarde demais para mudar o desfecho.
Quem recebe
Seção intitulada “Quem recebe”Os lembretes seguem as mesmas regras de consentimento dos outros e-mails da plataforma. Participantes que optaram por não receber e-mails, contas já desativadas e quem já concluiu o conteúdo ficam de fora automaticamente - não é preciso manter nenhuma lista de exceção.
A plataforma também não envia o mesmo lembrete duas vezes para a mesma situação, mesmo que a rotina rode novamente.
Veja também
Seção intitulada “Veja também”- Notificações aos participantes - os avisos que você mesmo escreve e dispara.
- Desativação automática de participantes - a regra que o lembrete de conta prestes a ser desativada antecipa.