Recordatorios automáticos
Existe una diferencia entre el participante que desistió y el participante que se olvidó. La mayor parte de las matrículas que vencen sin concluirse pertenece a la segunda categoría: alguien empezó, la vida se cruzó en el camino, y nadie avisó que el plazo se estaba acabando.
Los recordatorios automáticos son la respuesta de la plataforma a eso. Todas las madrugadas (la rutina se ejecuta a las 06:00 en el horario del servidor, alrededor de las 03:00 en Brasilia), Eduvem recorre las matrículas de su institución y envía un correo electrónico cuando se cumple alguna condición - el plazo está cerca, el contenido nunca se abrió, hay un documento pendiente. Ningún administrador necesita disparar nada.
La funcionalidad viene desactivada en todas las instituciones, y hacen falta dos acciones separadas para que un correo llegue efectivamente a alguien. Esto es intencional: es una comunicación que sale en nombre de su institución, sin revisión previa, a personas reales.
Dónde configurar
Sección titulada «Dónde configurar»En Institución, abra la pestaña Recordatorios.
Con el interruptor general desactivado la pestaña muestra solo ese interruptor: las demás opciones aparecen en cuanto usted activa Activar recordatorios automáticos, y el campo Días de cada recordatorio aparece cuando ese recordatorio se activa.
La pestaña está disponible tanto para administradores de la plataforma como para administradores de la institución - usted no necesita abrir un ticket en Eduvem para activar, desactivar o ajustar un recordatorio.
Los dos interruptores generales
Sección titulada «Los dos interruptores generales»En la parte superior de la pestaña están dos interruptores que valen para todos los recordatorios a la vez.
| Interruptor | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Activar recordatorios automáticos | Desactivado | El interruptor general. Mientras esté desactivado, no se envía ningún recordatorio en esta institución, sin importar lo que esté marcado debajo. |
| Modo solo informe | Activado | El freno de seguridad. Mientras esté activado, la plataforma registra lo que enviaría y no envía nada. |
El camino recomendado para activar la funcionalidad por primera vez es usar los dos en momentos distintos: active el interruptor general manteniendo el modo solo informe activado, déjelo funcionar algunos días, y solo entonces desactive el freno. Así descubre el volumen real de correos antes de que salgan.
Los siete recordatorios
Sección titulada «Los siete recordatorios»Cada recordatorio tiene su propio interruptor y su propio número de días. El número significa cosas distintas según el recordatorio: en algunos es una anticipación (días antes de que algo ocurra), en otros es una espera (días sin que algo ocurra). El texto de ayuda junto a cada campo explica cuál es el caso.
| Recordatorio | Predeterminado | Días (predeterminado) | Intervalo aceptado | Cuándo se dispara |
|---|---|---|---|---|
| Matrícula por vencer | Activado | 7 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de la fecha de término de la matrícula. Se envía una sola vez. |
| Progreso detenido | Desactivado | 14 | 1 a 29 | Cuando un participante que venía avanzando pasa esta cantidad de días sin progresar. |
| Nunca accedió al contenido | Desactivado | 7 | 1 a 29 | Cuando el participante no abrió el contenido ni una vez después de esta cantidad de días desde la matrícula. |
| Documentos pendientes de aceptación | Desactivado | 5 | 1 a 29 | Cuando el participante lleva esta cantidad de días matriculado y todavía tiene documentos sin aceptar que bloquean el acceso. |
| Clase en vivo próxima | Desactivado | 1 | 1 a 14 | Esta cantidad de días antes de cada clase en vivo programada. |
| Cuenta por desactivarse | Desactivado | 7 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de que la cuenta se desactive por inactividad. |
| Certificado por vencer | Desactivado | 30 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de que venza el certificado de un contenido concluido. Solo funciona con la validez de certificados habilitada para la institución. |
Solo “Matrícula por vencer” viene activado, y es el único que ya existía antes de esta configuración. Los otros seis son nuevos y empiezan desactivados a propósito: cada uno envía correos por un motivo nuevo, a un público que hoy no recibe nada, y esa es una decisión de la institución.
Detalles que cambian el volumen
Sección titulada «Detalles que cambian el volumen»- Los tres recordatorios de espera (progreso detenido, nunca accedió, documentos pendientes) se repiten como máximo una vez por semana mientras la situación continúe. No es un correo por día.
- “Cuenta por desactivarse” también se repite como máximo una vez por semana mientras la persona siga siendo elegible.
- “Clase en vivo próxima” se envía una vez por sesión. En una serie recurrente, el participante recibe el aviso de cada ocurrencia.
- “Cuenta por desactivarse” exige que la desactivación automática esté configurada en esta institución. Sin ella no hay fecha de desactivación que anticipar, y el recordatorio no tiene nada que enviar.
Elegir el número de días
Sección titulada «Elegir el número de días»Cada recordatorio acepta un intervalo propio, mostrado en la tabla anterior. Si usted escribe un número fuera del intervalo, o algo que no sea un número entero, la pantalla rechaza el guardado con el mensaje “Indique un número entero de días dentro del intervalo indicado en cada recordatorio.” y nada se graba hasta la corrección.
Vale la pena pensar el número a partir del plazo de sus contenidos. Siete días de anticipación en un contenido de dos semanas es un aviso útil; en un contenido de seis meses, probablemente es demasiado tarde para cambiar el desenlace.
Quién recibe
Sección titulada «Quién recibe»Los recordatorios siguen las mismas reglas de consentimiento que los demás correos de la plataforma. Los participantes que optaron por no recibir correos, las cuentas ya desactivadas y quienes ya concluyeron el contenido quedan fuera automáticamente - no hace falta mantener ninguna lista de excepciones.
La plataforma tampoco envía el mismo recordatorio dos veces para la misma situación, aunque la rutina se ejecute de nuevo.
Vea también
Sección titulada «Vea también»- Notificaciones a los participantes - los avisos que usted mismo escribe y dispara.
- Desactivación automática de participantes - la regla que el recordatorio de cuenta por desactivarse anticipa.
- Validez de certificados y reciclaje - el recurso que exige el recordatorio de certificado por vencer.