Recordatorios automáticos
Existe una diferencia entre el participante que desistió y el participante que se olvidó. La mayor parte de las matrículas que vencen sin concluirse pertenece a la segunda categoría: alguien empezó, la vida se cruzó en el camino, y nadie avisó que el plazo se estaba acabando.
Los recordatorios automáticos son la respuesta de la plataforma a eso. Todas las madrugadas (la rutina se ejecuta a las 06:00 en el horario del servidor, alrededor de las 03:00 en Brasilia), Eduvem recorre las matrículas de su institución y envía un correo electrónico cuando se cumple alguna condición - el plazo está cerca, el contenido nunca se abrió, hay un documento pendiente. Ningún administrador necesita disparar nada.
La funcionalidad viene desactivada en todas las instituciones, y hacen falta dos acciones separadas para que un correo llegue efectivamente a alguien. Esto es intencional: es una comunicación que sale en nombre de su institución, sin revisión previa, a personas reales.
Dónde configurar
Sección titulada «Dónde configurar»En Institución, abra la pestaña Recordatorios.
Con el interruptor general desactivado la pestaña muestra solo ese interruptor: las demás opciones aparecen en cuanto usted activa Activar recordatorios automáticos, y el campo Días de cada recordatorio aparece cuando ese recordatorio se activa.
La pestaña está disponible tanto para administradores de la plataforma como para administradores de la institución - usted no necesita abrir un ticket en Eduvem para activar, desactivar o ajustar un recordatorio.
Los dos interruptores generales
Sección titulada «Los dos interruptores generales»En la parte superior de la pestaña están dos interruptores que valen para todos los recordatorios a la vez.
| Interruptor | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Activar recordatorios automáticos | Desactivado | El interruptor general. Mientras esté desactivado, no se envía ningún recordatorio en esta institución, sin importar lo que esté marcado debajo. |
| Modo solo informe | Activado | El freno de seguridad. Mientras esté activado, la plataforma registra lo que enviaría y no envía nada. |
El camino recomendado para activar la funcionalidad por primera vez es usar los dos en momentos distintos: active el interruptor general manteniendo el modo solo informe activado, déjelo funcionar algunos días, y solo entonces desactive el freno. Así descubre el volumen real de correos antes de que salgan.
Los once recordatorios
Sección titulada «Los once recordatorios»Cada recordatorio tiene su propio interruptor y su propio número de días. El número significa cosas distintas según el recordatorio: en algunos es una anticipación (días antes de que algo ocurra), en otros es una espera (días sin que algo ocurra). El texto de ayuda junto a cada campo explica cuál es el caso.
| Recordatorio | Predeterminado | Días (predeterminado) | Intervalo aceptado | Cuándo se dispara |
|---|---|---|---|---|
| Matrícula por vencer | Activado | 7 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de la fecha de término de la matrícula. Se envía una sola vez. |
| Progreso detenido | Desactivado | 14 | 1 a 29 | Cuando un participante que venía avanzando pasa esta cantidad de días sin progresar. |
| Nunca accedió al contenido | Desactivado | 7 | 1 a 29 | Cuando el participante no abrió el contenido ni una vez después de esta cantidad de días desde la matrícula. |
| Documentos pendientes de aceptación | Desactivado | 5 | 1 a 29 | Cuando el participante lleva esta cantidad de días matriculado y todavía tiene documentos sin aceptar que bloquean el acceso. |
| Clase en vivo próxima | Desactivado | 1 | 1 a 14 | Esta cantidad de días antes de cada clase en vivo programada. |
| Cuenta por desactivarse | Desactivado | 7 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de que la cuenta se desactive por inactividad. |
| Certificado por vencer | Desactivado | 30 | 1 a 90 | Esta cantidad de días antes de que venza el certificado de un contenido concluido. Solo funciona con la validez de certificados habilitada para la institución. |
| Aviso de reemplazo de contenido | Desactivado | 14 | 1 a 60 | Esta cantidad de días antes de la fecha de vigencia de una sustitución de versión de contenido programada, para quienes tienen certificado de la versión que será sustituida. Solo aplica a las políticas Automática y Notificar y esperar, y solo funciona con la validez de certificados habilitada. |
| Plazo de actividad próximo | Desactivado | 2 | 1 a 14 | Esta cantidad de días antes del plazo de entrega de una actividad, para el participante que todavía no la entregó. Solo funciona en salas con plazo definido para la actividad, en la pestaña Actividades de la sala. |
| Asistencia por debajo del mínimo | Desactivado | 7 | 1 a 30 | Cuando la asistencia del participante en las sesiones ya realizadas está por debajo del mínimo de la sala, pero todavía se puede recuperar en las sesiones que faltan. Aquí el número de días es el intervalo mínimo entre dos avisos a la misma persona. Requiere la lista de asistencia permitida en la institución y la Asistencia mínima para la certificación (%) configurada en la sala. |
| Encuesta de aplicabilidad | Desactivado | 90 | 30 a 180 | Esta cantidad de días después de que el participante completa el contenido, invitándolo a responder la encuesta de aplicabilidad en Mi desarrollo. Se envía una sola vez por matrícula. Solo puede activarse con Mi desarrollo activo en la institución y al menos una pregunta de aplicabilidad activa. |
Solo “Matrícula por vencer” viene activado, y es el único que ya existía antes de esta configuración. Los otros diez son nuevos y empiezan desactivados a propósito: cada uno envía correos por un motivo nuevo, a un público que hoy no recibe nada, y esa es una decisión de la institución.
Detalles que cambian el volumen
Sección titulada «Detalles que cambian el volumen»- Los tres recordatorios de espera (progreso detenido, nunca accedió, documentos pendientes) se repiten como máximo una vez por semana mientras la situación continúe. No es un correo por día.
- “Cuenta por desactivarse” también se repite como máximo una vez por semana mientras la persona siga siendo elegible.
- “Aviso de reemplazo de contenido” se envía una vez por sustitución programada. Si la sustitución se programa con menos anticipación que el número de días configurado, el aviso sale en la rutina de la madrugada siguiente.
- “Clase en vivo próxima” se envía una vez por sesión. En una serie recurrente, el participante recibe el aviso de cada ocurrencia.
- “Cuenta por desactivarse” exige que la desactivación automática esté configurada en esta institución. Sin ella no hay fecha de desactivación que anticipar, y el recordatorio no tiene nada que enviar.
- “Plazo de actividad próximo” se envía una vez por cada actividad y plazo. Si el participante entrega antes de la rutina de la madrugada, el correo no sale. Una vez vencido el plazo, no se envía nada más: no hay recordatorio de actividad atrasada. Si se cambia el plazo de la actividad en la sala, la nueva fecha cuenta como un plazo nuevo y el participante puede recibir el recordatorio otra vez. El correo trae el nombre de la actividad, la sala y la fecha límite.
- “Encuesta de aplicabilidad” tiene una ventana de 30 días. La encuesta se abre en el número de días configurado y se cierra 30 días después; el correo sale en la primera rutina de la madrugada dentro de esa ventana, una sola vez. Quien responde o elige Ahora no antes de la rutina no recibe el correo. Al activar el recordatorio, quien ya está dentro de la ventana es invitado de inmediato.
- “Asistencia por debajo del mínimo” solo considera las sesiones en las que ya se tomó la lista de asistencia y cuenta como asistencia las marcaciones Presente y Tarde. No se envía cuando el participante ya no puede alcanzar el mínimo ni asistiendo a todas las sesiones restantes, cuando no quedan sesiones previstas en la sala, ni después de que el participante fue certificado. Mientras la situación continúe, se repite como máximo cada N días, siendo N el número configurado. El correo muestra la asistencia actual, el mínimo exigido y cuántas sesiones siguen previstas.
Elegir el número de días
Sección titulada «Elegir el número de días»Cada recordatorio acepta un intervalo propio, mostrado en la tabla anterior. Si usted escribe un número fuera del intervalo, o algo que no sea un número entero, la pantalla rechaza el guardado con el mensaje “Indique un número entero de días dentro del intervalo indicado en cada recordatorio.” y nada se graba hasta la corrección.
Vale la pena pensar el número a partir del plazo de sus contenidos. Siete días de anticipación en un contenido de dos semanas es un aviso útil; en un contenido de seis meses, probablemente es demasiado tarde para cambiar el desenlace.
Quién recibe
Sección titulada «Quién recibe»Los recordatorios siguen las mismas reglas de consentimiento que los demás correos de la plataforma. Los participantes que optaron por no recibir correos, las cuentas ya desactivadas y quienes ya concluyeron el contenido quedan fuera automáticamente - no hace falta mantener ninguna lista de excepciones. La excepción es Plazo de actividad próximo: solo verifica si la actividad fue entregada, así que también llega a quien ya concluyó el contenido pero dejó sin entregar una actividad con plazo. La otra excepción es Encuesta de aplicabilidad, que existe justamente para quien ya concluyó.
La plataforma tampoco envía el mismo recordatorio dos veces para la misma situación, aunque la rutina se ejecute de nuevo.
Correos de reciclaje
Sección titulada «Correos de reciclaje»Además de los recordatorios anteriores, la validez de certificados envía correos de reciclaje (al participante matriculado y resúmenes semanales a administradores y gestores). No tienen interruptor en esta pestaña: vea Validez de certificados y reciclaje.
Vea también
Sección titulada «Vea también»- Notificaciones a los participantes - los avisos que usted mismo escribe y dispara.
- Desactivación automática de participantes - la regla que el recordatorio de cuenta por desactivarse anticipa.
- Validez de certificados y reciclaje - el recurso que exige el recordatorio de certificado por vencer.
- Clase del tipo Actividad - la clase con entrega y plazo por sala cuyo plazo anticipa el recordatorio de plazo de actividad.
- Lista de asistencia - las sesiones y la asistencia mínima que sigue el aviso de asistencia por debajo del mínimo.
- Encuesta de aplicabilidad - las preguntas, lo que ve el participante y el resultado en la Sala.