Audiencias

Una audiencia es un conjunto de reglas sobre campos del perfil de los participantes (por ejemplo, “Sector = Ventas”). Asociada a un grupo, añade automáticamente a quien tiene ese perfil - sin que un administrador necesite armar la lista manualmente.

Cómo funciona

Una audiencia está compuesta por reglas, una por campo del perfil. Una persona pertenece a la audiencia cuando su perfil cumple todas las reglas (Y entre campos diferentes); dentro de una misma regla, basta con que uno de los valores seleccionados se cumpla (O entre valores del mismo campo).

Solo pueden usarse en reglas los campos del perfil que están bloqueados para participantes (la opción “Solo administradores” del campo, en Institución > Registro) - los doce campos personalizados (custom1 a custom12), Estado y Ciudad. Un campo abierto para que el propio participante lo edite no puede convertirse en regla de audiencia, porque la persona podría entrar o salir del grupo por sí sola con solo editar el campo.

Mientras una audiencia use un campo, ese campo no puede desbloquearse - la institución debe quitar la regla primero.

Creando una audiencia

En la pantalla Grupos, haga clic en Audiencias y luego en Crear Nueva Audiencia. Complete:

Nombre de la Audiencia - nombre corto para que los administradores identifiquen el conjunto de reglas. Visible solo para los administradores; los participantes nunca ven el nombre de la audiencia.
Descripción - anotación interna, visible solo para administradores.
Reglas - la sección Reglas lista, uno por uno, TODOS los campos del perfil que existen en la institución (los doce campos personalizados, Estado y Ciudad). Cada campo ya bloqueado para participantes aparece con su propio campo de valores: si tiene una lista predefinida, seleccione uno o más; si es de texto libre, escriba un valor y haga clic en Añadir (repita para añadir más de uno) - dejar un campo vacío simplemente no crea una regla para él. Un campo aún no bloqueado aparece solo con un aviso en lugar del selector, sin campo de valores.

Formulario Crear Audiencia, con Nombre de la Audiencia, Descripción y la sección Reglas mostrando el campo bloqueado Empresa con el valor Ventas añadido

Una audiencia necesita al menos una regla completada. Si todavía ningún campo del perfil está bloqueado para participantes, todos los campos de la sección Reglas aparecen solo con el aviso - bloquee al menos un campo en Institución > Registro primero.

Asociándola a un grupo

En la pestaña Configuración del grupo, el campo Audiencia lista las audiencias ya creadas. Al elegir una y guardar, aparecen dos opciones:

Solo por la audiencia - desmarcada de forma predeterminada. Con la opción desmarcada, la audiencia solo añade personas al grupo; quien ya está en el grupo por otro motivo nunca es quitado por ella. Marcada, quien deja de cumplir las reglas es quitado del grupo automáticamente, y las matrículas que el grupo había hecho para esa persona en sus salas se cancelan - las matrículas directas o hechas por otro grupo continúan.
Aplicar ahora - aparece después de que la audiencia se guarda en el grupo. Hace un barrido inmediato de todos los participantes de la institución contra las reglas de la audiencia. Antes de aplicar, una ventana de confirmación muestra cuántas personas cumplen las reglas en ese momento y cuántas serán añadidas y quitadas; al confirmar, el proceso se ejecuta en segundo plano y un correo electrónico avisa cuando termina.

Un grupo habilitado para divisiones no puede tener audiencia - son dos automatismos que no se combinan. El grupo especial Todos los Participantes, gestionado por la plataforma, tampoco acepta audiencia.

Cuando alguien entra o sale del grupo

Además de Aplicar ahora, la audiencia actúa automáticamente en estos momentos:

La persona es registrada con un perfil que ya cumple las reglas.
El perfil es guardado (por el administrador o, si el campo no está bloqueado, por el propio participante - pero recuerde que solo los campos bloqueados pueden convertirse en regla) y pasa a cumplir, o deja de cumplir.
La persona es reactivada. Una cuenta desactivada nunca entra en un grupo por audiencia, aunque cumpla las reglas - la entrada solo ocurre cuando vuelve a estar activa.

En todos los casos, entrar en el grupo también matricula a la persona en sus salas, del mismo modo que al entrar manualmente - vea Gestionando grupos.

Reglas

El nombre de la audiencia es único en la institución.
Una audiencia en uso por uno o más grupos no puede eliminarse - quítela de los grupos primero.
Un campo del perfil usado en una regla no puede desbloquearse para participantes mientras la regla exista.
Un grupo habilitado para divisiones no puede tener audiencia, y viceversa.
Desactivar Permitir Audiencias en la institución oculta el botón y los campos de audiencia, pero no borra nada - las reglas y las asociaciones siguen guardadas y vuelven a aparecer cuando la opción se activa de nuevo.

Cuándo usarla

Sectores, cargos o unidades que ya existen como campo del registro y cambian con frecuencia - la matrícula acompaña por sí sola cuando alguien cambia de área.
Onboarding: la persona ya entra en la sala correcta a partir del registro, sin paso manual.
Recertificación por perfil: con Solo por la audiencia marcado, quien deja de cumplir el criterio (por ejemplo, cambió de cargo) sale del grupo y su matrícula en esa sala se cancela automáticamente.