Validade de certificados e reciclagem

Alguns certificados têm prazo de validade - é o caso, por exemplo, de treinamentos de segurança do trabalho exigidos pela NR-1, que precisam ser refeitos periodicamente. Com a validade de certificados, a Eduvem calcula sozinha quando cada certificado vence e pode matricular automaticamente o participante numa sala de reciclagem antes que isso aconteça.

Configurando a validade de um conteúdo

Ao editar um conteúdo na administração, a seção de certificado ganha três campos novos:

Validade do certificado (dias) - quantos dias o certificado vale a partir da data de conclusão do participante. Deixe em branco para um certificado sem validade (o comportamento de sempre).
Conteúdo de reciclagem - o conteúdo em que o participante é matriculado automaticamente quando o certificado está perto de vencer. Pode ser o próprio conteúdo, refeito - o caso mais comum.
Antecedência da reciclagem (dias) - quantos dias antes do vencimento a matrícula na reciclagem é feita. A antecedência não pode ser maior que a validade.

Seção de certificado na edição do conteúdo, com os três campos de validade preenchidos

Ao salvar uma validade num conteúdo que já tem certificados emitidos, os certificados já emitidos recebem a nova validade retroativamente, calculada a partir da data de conclusão de cada participante - ninguém precisa refazer nada para o prazo passar a valer.

Onde a validade aparece

Um certificado com validade mostra a data de vencimento em três lugares, além do PDF: na tela do conteúdo concluído, na aba Certificados do perfil do participante, e na página pública de verificação do certificado. Um certificado já vencido é marcado com o selo Vencido.

Acompanhando quem está prestes a vencer

Na tela da instituição, a aba Certificados a vencer lista todos os participantes cujo certificado vence dentro de um período escolhido.

Aba Certificados a vencer, com a lista de participantes, o campo de busca, o seletor de dias e o botão Exportar XLSX

Busca - filtra a lista pelo nome do participante ou pelo nome do conteúdo.
Vence em até - escolha entre 30, 60, 90 ou 180 dias; a lista mostra todo certificado que vence dentro dessa janela, incluindo os já vencidos.
Divisão - se a instituição usa Divisões, um filtro adicional restringe a lista aos participantes daquela divisão.
Exportar XLSX - baixa a lista completa em planilha. A planilha traz colunas extras que não aparecem na tela (CPF, e-mail e carga horária do conteúdo), além das colunas já visíveis.

Cada linha mostra o participante, o conteúdo, a sala, a data de conclusão, a data de validade e o status do certificado (Em dia, Vence em breve, Vencido, ou Conteúdo atualizado - reciclagem necessária quando o conteúdo foi substituído). Uma coluna separada, Reciclagem, mostra se a matrícula automática já aconteceu, está pendente, ou não pôde acontecer (o motivo aparece ali, como Sem sala aberta, Sala lotada ou Já em andamento).

Convocar reciclagem manualmente

Além da matrícula automática feita pela antecedência configurada, a ação Convocar reciclagem, disponível em cada linha da lista, força a matrícula na hora - útil para os casos que fogem do calendário, como alguém que precisa da reciclagem antes do prazo automático.

Como funciona por trás

Todos os dias, no início da manhã, a plataforma revisa as matrículas certificadas da instituição e matricula na sala de reciclagem quem entrou na janela de antecedência configurada - o mesmo processo que a ação Convocar reciclagem dispara na hora, sob demanda.

Lembrete de certificado a vencer

Existe um lembrete automático dedicado, que avisa o próprio participante por e-mail que o certificado dele está prestes a vencer. Como todo lembrete automático, ele vem desligado e é configurado separadamente na aba Lembretes da instituição - e só funciona com a validade de certificados habilitada.

Perguntas comuns

Um certificado vencido deixa de valer para tudo? Não. A plataforma continua exibindo o certificado normalmente, apenas marcado como vencido - a decisão sobre o que fazer com um certificado vencido (por exemplo, se ele ainda é aceito por um cliente ou órgão fiscalizador) é externa à Eduvem.

Posso desligar a validade depois de configurada? Sim. Limpar o número de dias no campo de validade do conteúdo faz os próximos certificados emitidos saírem sem validade; os certificados já emitidos mantêm a data que já receberam.

Desligar “Permitir validade de certificados” descarta as configurações? Não. A aba Certificados a vencer e os campos do conteúdo somem, mas a validade configurada e o histórico continuam guardados e voltam a aparecer quando a opção é ligada de novo. Se houver uma substituição de versão de conteúdo em andamento, a desativação é recusada até que a substituição seja cancelada.