Validade de certificados e reciclagem

Alguns certificados têm prazo de validade - é o caso, por exemplo, de treinamentos de segurança do trabalho exigidos pelas NRs, que precisam ser refeitos periodicamente. Com a validade de certificados, a Eduvem calcula sozinha quando cada certificado vence e pode matricular automaticamente o participante numa sala de reciclagem antes que isso aconteça.

Configurando a validade de um conteúdo

Ao editar um conteúdo na administração, a seção de certificado ganha quatro campos novos:

Validade do certificado (dias) - quantos dias o certificado vale a partir da data de conclusão do participante. Deixe em branco para um certificado sem validade (o comportamento de sempre).
Conteúdo de reciclagem - o conteúdo em que o participante é matriculado automaticamente quando o certificado está perto de vencer. Pode ser o próprio conteúdo, refeito - o caso mais comum.
Antecedência da reciclagem (dias) - quantos dias antes do vencimento a matrícula na reciclagem é feita. A antecedência não pode ser maior que a validade.
Criar a sala de reciclagem automaticamente - caixa de seleção que só vale com um conteúdo de reciclagem escolhido (sem ele, salvar mostra o erro “Escolha um conteúdo de reciclagem antes de ativar a criação automática de salas de reciclagem.”). Veja “Criação automática da sala de reciclagem”, abaixo.

Seção de certificado na edição do conteúdo, com os campos de validade e a opção de reciclagem automática

Ao salvar uma validade num conteúdo que já tem certificados emitidos, os certificados já emitidos recebem a nova validade retroativamente, calculada a partir da data de conclusão de cada participante - ninguém precisa refazer nada para o prazo passar a valer.

Onde a validade aparece

Um certificado com validade mostra a data de vencimento em três lugares, além do PDF: na tela do conteúdo concluído, na aba Certificados (ou Meu desenvolvimento, quando a instituição habilitar o recurso) do perfil do participante, e na página pública de verificação do certificado. Um certificado já vencido é marcado com o selo Vencido.

Acompanhando quem está prestes a vencer

Na tela da instituição, a aba Certificados a vencer lista todos os participantes cujo certificado vence dentro de um período escolhido.

Aba Certificados a vencer, com a lista de participantes, o campo de busca, o seletor de dias e o botão Exportar XLSX

Busca - filtra a lista pelo nome do participante ou pelo nome do conteúdo.
Vence em até - escolha entre 30, 60, 90 ou 180 dias; a lista mostra todo certificado que vence dentro dessa janela, incluindo os já vencidos.
Divisão - se a instituição usa Divisões, um filtro adicional restringe a lista aos participantes daquela divisão.
Exportar XLSX - baixa a lista completa em planilha. A planilha traz colunas extras que não aparecem na tela (CPF, e-mail e carga horária do conteúdo), além das colunas já visíveis. Para conteúdos com Certificado NR, a planilha também traz LOCAL, MODALIDADE, INSTRUTOR e QUALIFICAÇÃO DO INSTRUTOR; para os demais, essas colunas ficam em branco.

Cada linha mostra o participante, o conteúdo, a sala, a data de conclusão, a data de validade e o status do certificado (Em dia, Vence em breve, Vencido, ou Conteúdo atualizado - reciclagem necessária quando o conteúdo foi substituído). Uma coluna separada, Reciclagem, mostra se a matrícula automática já aconteceu, está pendente, ou não pôde acontecer (o motivo aparece ali, como Sem sala aberta, Sala lotada, Já em andamento, Sem sala modelo para copiar, Exige chamada (NR-35) ou Não foi possível criar a sala).

Convocar reciclagem manualmente

Além da matrícula automática feita pela antecedência configurada, a ação Convocar reciclagem, disponível em cada linha da lista, força a matrícula na hora - útil para os casos que fogem do calendário, como alguém que precisa da reciclagem antes do prazo automático.

Criação automática da sala de reciclagem

Com Criar a sala de reciclagem automaticamente ligada no conteúdo, a plataforma não depende mais de alguém abrir a sala de reciclagem à mão. Quando o certificado de alguém está perto de vencer e não há sala de reciclagem aberta, a rotina diária cria uma sala chamada “<conteúdo> - Reciclagem N” e matricula a pessoa nela. A nova sala é uma cópia da sala comum mais recente do conteúdo de reciclagem: os campos da NR-1, as configurações de certificação e o responsável técnico vêm de lá.

Só vale daqui para frente. Certificados que venceram mais de 90 dias antes de você ligar a opção não são pegos automaticamente; use Convocar reciclagem para esses.
Quando não cria. A coluna Reciclagem explica: Sem sala modelo para copiar (o conteúdo de reciclagem não tem sala comum para servir de modelo), Exige chamada (NR-35) (salas de NR-35 dependem de chamada presencial e não são criadas sozinhas) ou Não foi possível criar a sala.
Sala criada pela plataforma é só dela. Não é possível matricular nem transferir pessoas para ela manualmente: os participantes entram pela rotina de reciclagem.

Como funciona por trás

Todos os dias, no início da manhã, a plataforma revisa as matrículas certificadas da instituição e matricula na sala de reciclagem quem entrou na janela de antecedência configurada - o mesmo processo que a ação Convocar reciclagem dispara na hora, sob demanda.

Lembrete de certificado a vencer

Existe um lembrete automático dedicado, que avisa o próprio participante por e-mail que o certificado dele está prestes a vencer. Como todo lembrete automático, ele vem desligado e é configurado separadamente na aba Lembretes da instituição - e só funciona com a validade de certificados habilitada.

Quando um conteúdo é substituído por uma nova versão, outro lembrete, o Aviso de substituição de conteúdo, avisa por e-mail quem tem certificado da versão antiga alguns dias antes da data de efetivação. Ele também vem desligado e fica na mesma aba Lembretes.

E-mails de reciclagem

Participante. Ao ser matriculado na reciclagem, o participante recebe um e-mail e um cartão na central de mensagens, com o botão para abrir a sala.
Resumo semanal para administradores da instituição. Só nas instituições com ao menos um conteúdo usando a criação automática da sala. Uma vez por semana, os administradores recebem um resumo (apenas números, sem nomes) da semana anterior: matriculados na reciclagem, os que ficaram de fora por cada motivo e os certificados que venceram. Não é enviado em semana sem movimento.
Lista semanal para gestores. Com a hierarquia de gestores ligada, cada gestor recebe uma vez por semana a lista dos seus subordinados diretos cujo certificado entrou na janela de “a vencer”, venceu ou foi matriculado na reciclagem na semana anterior. Gestor sem ocorrências não recebe nada.

Esses e-mails não têm chave na aba Lembretes: valem enquanto a validade de certificados estiver habilitada.

Perguntas comuns

Um certificado vencido deixa de valer para tudo? Não. A plataforma continua exibindo o certificado normalmente, apenas marcado como vencido - a decisão sobre o que fazer com um certificado vencido (por exemplo, se ele ainda é aceito por um cliente ou órgão fiscalizador) é externa à Eduvem.

Posso desligar a validade depois de configurada? Sim. Limpar o número de dias no campo de validade do conteúdo faz os próximos certificados emitidos saírem sem validade; os certificados já emitidos mantêm a data que já receberam.

Desligar “Permitir validade de certificados” descarta as configurações? Não. A aba Certificados a vencer e os campos do conteúdo somem, mas a validade configurada e o histórico continuam guardados e voltam a aparecer quando a opção é ligada de novo. Se houver uma substituição de versão de conteúdo em andamento, a desativação é recusada até que a substituição seja cancelada.