Validez de certificados y reciclaje

Algunos certificados tienen plazo de validez - es el caso, por ejemplo, de las capacitaciones de seguridad laboral exigidas por las NR, que deben repetirse periódicamente. Con la validez de certificados, Eduvem calcula por sí sola cuándo vence cada certificado y puede matricular automáticamente al participante en una sala de reciclaje antes de que eso ocurra.

Configurar la validez de un contenido

Al editar un contenido en la administración, la sección de certificado recibe cuatro campos nuevos:

Validez del certificado (días) - cuántos días vale el certificado a partir de la fecha de conclusión del participante. Déjelo en blanco para un certificado sin validez (el comportamiento de siempre).
Contenido de reciclaje - el contenido en el que el participante se matricula automáticamente cuando el certificado está por vencer. Puede ser el propio contenido, repetido - el caso más común.
Anticipación del reciclaje (días) - cuántos días antes del vencimiento se hace la matrícula en el reciclaje. La anticipación no puede ser mayor que la validez.
Crear la sala de reciclaje automáticamente - casilla que solo vale con un contenido de reciclaje elegido (sin él, al guardar aparece el error “Elija un contenido de reciclaje antes de activar la creación automática de salas de reciclaje.”). Vea “Creación automática de la sala de reciclaje”, más abajo.

Sección de certificado en la edición del contenido, con los campos de validez y la opción de reciclaje automático

Al guardar una validez en un contenido que ya tiene certificados emitidos, los certificados ya emitidos reciben la nueva validez retroactivamente, calculada a partir de la fecha de conclusión de cada participante - nadie necesita repetir nada para que el plazo pase a valer.

Dónde aparece la validez

Un certificado con validez muestra la fecha de vencimiento en tres lugares, además del PDF: en la pantalla del contenido concluido, en la pestaña Certificados (o Mi desarrollo, cuando la institución habilite el recurso) del perfil del participante y en la página pública de verificación del certificado. Un certificado ya vencido se marca con el sello Vencido.

Seguimiento de quién está por vencer

En la pantalla de la institución, la pestaña Certificados por vencer lista a todos los participantes cuyo certificado vence dentro de un período elegido.

Pestaña Certificados por vencer, con la lista de participantes, el campo de búsqueda, el selector de días y el botón Exportar XLSX

Búsqueda - filtra la lista por el nombre del participante o por el nombre del contenido.
Vence en hasta - elija entre 30, 60, 90 o 180 días; la lista muestra todo certificado que vence dentro de esa ventana, incluidos los ya vencidos.
División - si la institución usa Divisiones, un filtro adicional restringe la lista a los participantes de esa división.
Exportar XLSX - descarga la lista completa en una hoja de cálculo. La hoja incluye columnas adicionales que no aparecen en la pantalla (CPF, correo electrónico y la carga horaria del contenido), además de las columnas ya visibles. Para contenidos con campos de Certificado NR, la hoja también incluye LUGAR, MODALIDAD, INSTRUCTOR y CALIFICACIÓN DEL INSTRUCTOR; para los demás, esas columnas quedan en blanco.

Cada fila muestra el participante, el contenido, la sala, la fecha de conclusión, la fecha de validez y el estado del certificado (Vigente, Vence pronto, Vencido, o Contenido actualizado - reciclaje necesario cuando el contenido fue sustituido). Una columna separada, Reciclaje, muestra si la matrícula automática ya ocurrió, está pendiente o no pudo ocurrir (el motivo aparece ahí, como Sin sala abierta, Sala llena, Ya en curso, Sin sala modelo para copiar, Exige pase de lista (NR-35) o No se pudo crear la sala).

Convocar el reciclaje manualmente

Además de la matrícula automática hecha según la anticipación configurada, la acción Convocar reciclaje, disponible en cada fila de la lista, fuerza la matrícula en el momento - útil para los casos que se salen del calendario, como alguien que necesita el reciclaje antes del plazo automático.

Creación automática de la sala de reciclaje

Con Crear la sala de reciclaje automáticamente activada en el contenido, la plataforma ya no depende de que alguien abra la sala de reciclaje a mano. Cuando el certificado de alguien está por vencer y no hay una sala de reciclaje abierta, la rutina diaria crea una sala llamada “ - Reciclaje N” y matricula a la persona en ella. La nueva sala es una copia de la sala común más reciente del contenido de reciclaje: los campos de la NR-1, la configuración de certificación y el responsable técnico vienen de ahí.

Solo vale hacia adelante. Los certificados que vencieron más de 90 días antes de activar la opción no se toman automáticamente; use Convocar reciclaje para esos.
Cuándo no la crea. La columna Reciclaje lo explica: Sin sala modelo para copiar (el contenido de reciclaje no tiene sala común que sirva de modelo), Exige pase de lista (NR-35) (las salas de NR-35 dependen de pase de lista presencial y no se crean solas) o No se pudo crear la sala.
Una sala creada por la plataforma es solo de ella. No se puede matricular ni transferir personas a ella manualmente: los participantes entran por la rutina de reciclaje.

Cómo funciona por detrás

Todos los días, temprano por la mañana, la plataforma revisa las matrículas certificadas de la institución y matricula en la sala de reciclaje a quien entró en la ventana de anticipación configurada - el mismo proceso que la acción Convocar reciclaje dispara en el momento, bajo demanda.

Recordatorio de certificado por vencer

Existe un recordatorio automático dedicado, que avisa al propio participante por correo electrónico que su certificado está por vencer. Como todo recordatorio automático, viene apagado y se configura por separado en la pestaña Recordatorios de la institución - y solo funciona con la validez de certificados habilitada.

Cuando un contenido es sustituido por una nueva versión, otro recordatorio, el Aviso de reemplazo de contenido, avisa por correo electrónico a quienes tienen certificado de la versión antigua algunos días antes de la fecha de vigencia. También viene apagado y está en la misma pestaña Recordatorios.

Correos de reciclaje

Participante. Al ser matriculado en el reciclaje, el participante recibe un correo y una tarjeta en el centro de mensajes, con el botón para abrir la sala.
Resumen semanal para administradores de la institución. Solo en las instituciones con al menos un contenido que use la creación automática de la sala. Una vez por semana, los administradores reciben un resumen (solo números, sin nombres) de la semana anterior: matriculados en el reciclaje, los que quedaron fuera por cada motivo y los certificados que vencieron. No se envía en una semana sin movimiento.
Lista semanal para gestores. Con la jerarquía de gestores activada, cada gestor recibe una vez por semana la lista de sus subordinados directos cuyo certificado entró en la ventana de “por vencer”, venció o fue matriculado en el reciclaje la semana anterior. Un gestor sin novedades no recibe nada.

Estos correos no tienen interruptor en la pestaña Recordatorios: rigen mientras la validez de certificados esté habilitada.

Preguntas comunes

¿Un certificado vencido deja de valer para todo? No. La plataforma sigue mostrando el certificado normalmente, solo que marcado como vencido - la decisión sobre qué hacer con un certificado vencido (por ejemplo, si todavía lo acepta un cliente o un organismo fiscalizador) es externa a Eduvem.

¿Puedo desactivar la validez después de configurarla? Sí. Borrar el número de días en el campo de validez del contenido hace que los próximos certificados emitidos salgan sin validez; los certificados ya emitidos mantienen la fecha que ya recibieron.

¿Desactivar “Permitir validez de certificados” borra la configuración? No. La pestaña Certificados por vencer y los campos del contenido desaparecen, pero la validez configurada y el historial siguen guardados y vuelven a aparecer cuando la opción se activa de nuevo. Si hay una sustitución de versión de contenido en curso, la desactivación se rechaza hasta que la sustitución se cancele.