Desactivación automática de participantes
Con el tiempo, la base de participantes solo crece: gente que se registró y nunca entró, gente que completó un contenido hace dos años y no volvió. La desactivación automática retira esas cuentas por sí sola, todas las noches, siguiendo una regla que usted define.
La funcionalidad viene desactivada en todas las instituciones. Nada ocurre hasta que alguien la active.
Desactivar no borra nada. Es el mismo estado reversible de la desactivación manual: el acceso se bloquea, las matrículas activas quedan suspendidas, y reactivar a la persona devuelve todo.
Cómo configurarla
Sección titulada «Cómo configurarla»
Vaya a Institución → Editar y busque dos campos:
- Desactivar participantes inactivos automáticamente (días) - el número de días.
0mantiene la funcionalidad desactivada; para activarla, use como mínimo 7. - Qué participantes cuentan como inactivos - el criterio, entre dos opciones:
| Criterio | Alcanza | El recuento comienza en |
|---|---|---|
| Nunca accedió (predeterminado) | Solo a quien se registró y nunca inició sesión, ni una vez | La fecha del registro |
| Sin acceso reciente | A quien ya usó la plataforma pero no accede desde hace X días | El último acceso |
“Nunca accedió” es el predeterminado a propósito: por definición nunca alcanza a alguien que estaba estudiando, así que activar la funcionalidad por primera vez no corre el riesgo de retirar a un participante activo. Suele ser también el grupo más grande.
La vista previa, antes de guardar
Sección titulada «La vista previa, antes de guardar»El momento peligroso es la primera vez que usted guarda. Una regla de 90 días en una institución cuyos participantes completaron los contenidos hace dos años es técnicamente correcta y es una sorpresa desagradable a la mañana siguiente.
Por eso la pantalla muestra, mientras usted escribe, la línea “Participantes que serían desactivados esta noche”, recalculada cada vez que usted cambia el número de días o el criterio. Revise ese número antes de guardar.
Quién nunca es desactivado
Sección titulada «Quién nunca es desactivado»Cualquier persona con un rol administrativo o de tutoría queda fuera, por más tiempo que pase sin acceder - administradores de la institución, tutores, administradores y observadores de sala, publicadores de contenido. La regla alcanza solo a los participantes comunes.
Esto es deliberado: una rutina que se ejecuta sola, de madrugada, nunca debe ser capaz de desactivar a los administradores de la propia institución.
Excepción por persona
Sección titulada «Excepción por persona»En el perfil de cada participante está el campo Fecha de desactivación automática (anulación), visible y editable solo por administradores. Siempre prevalece sobre la regla de la institución para esa persona:
- Una fecha lejana exime a la persona en la práctica - útil para un contrato de acceso vitalicio o para alguien que no debe ser retirado.
- Una fecha específica programa la desactivación para ese día, independientemente de la actividad - el caso del contrato que termina el día 31.
- En blanco hace que la persona siga la regla de la institución, como todos los demás.
Cuándo se ejecuta la rutina
Sección titulada «Cuándo se ejecuta la rutina»Todas las noches, a las 02:00 en el horario del servidor. Un cambio que usted guarda hoy solo produce efecto en la madrugada siguiente - la vista previa es lo que muestra el resultado antes de eso.
Qué cambia después de la primera noche
Sección titulada «Qué cambia después de la primera noche»La facturación no se ve afectada: quien accedió durante el mes facturado sigue contando, aunque haya sido desactivado después.
Tres cosas cambian a propósito, y vale la pena saberlo antes de activarla:
- Las matrículas activas de los desactivados pasan a suspendidas (vuelven al reactivar).
- Las listas de participantes de divisiones dejan de mostrar a quien fue desactivado.
- La tarjeta “No Iniciados” del panel disminuye, porque cuenta solo matrículas activas.
Cómo revertirla
Sección titulada «Cómo revertirla»Reactive al participante desde la pantalla de Participantes (individualmente o mediante Acciones masivas). El acceso vuelve y las matrículas suspendidas son restauradas.
Si la persona seguía dentro de la regla, limpie también la fecha de excepción del perfil o ajuste la regla de la institución - de lo contrario la rutina de la noche siguiente la desactiva de nuevo.