Substituição de versão de conteúdo

Quando um conteúdo passa por uma revisão importante - uma nova edição de um treinamento obrigatório, por exemplo - a versão antiga pode ser substituída por uma versão sucessora, decidindo de uma vez só o que acontece com todo mundo que já tem certificado da versão antiga. É diferente da reciclagem periódica, que reaproveita o mesmo conteúdo quando o certificado de cada participante vence individualmente: a substituição aposenta a versão inteira, de uma vez, em favor de outra.

As três políticas de certificados

Ao pedir uma substituição, a instituição escolhe uma das três políticas para os certificados já emitidos da versão antiga:

Automática - os certificados deixam de valer na data de efetivação, e todo participante já certificado é matriculado na nova versão imediatamente.
Notificar e aguardar - os certificados deixam de valer na data de efetivação mais um prazo de carência (de 0 a 365 dias; 0 significa que o prazo cai na própria data de efetivação), e cada participante recebe um aviso por e-mail antes disso acontecer.
Manter certificados existentes - os certificados já emitidos mantêm a validade normal deles, e ninguém é matriculado agora. Um participante só é encaminhado para a nova versão quando o próprio certificado dele vencer naturalmente. Só funciona se a versão antiga já tiver uma validade de certificado configurada - sem isso, os certificados nunca venceriam sozinhos, e a política fica indisponível.

A versão sucessora precisa ter uma sala aberta própria para receber os participantes rematriculados; ela não precisa ter uma validade de certificado configurada.

Como a rematrícula acontece

Todos os dias, no início da manhã, a mesma varredura diária que cuida da reciclagem periódica também aplica as substituições cuja data de efetivação (mais o prazo de carência, se houver) já chegou, matriculando cada participante certificado na versão sucessora.

Se a sala aberta da versão sucessora não tiver vagas suficientes para todos, os participantes que não couberem ficam pendentes até que uma vaga se abra.

Aviso antecipado

Nas políticas Automática e Notificar e aguardar, quem tem certificado da versão antiga pode ser avisado por e-mail alguns dias antes da data de efetivação. Esse aviso é o Aviso de substituição de conteúdo, um dos lembretes automáticos da instituição.

É separado do aviso da política Notificar e aguardar. Essa política envia o próprio aviso na data de efetivação; o aviso antecipado chega antes, e um não depende do outro.
Vem desligado. Ele é ligado, e tem a antecedência ajustada (14 dias por padrão, de 1 a 60), na aba Lembretes da instituição, como os demais lembretes.
O que o e-mail diz: que o conteúdo será substituído pela versão sucessora na data de efetivação, que o participante será matriculado na nova versão automaticamente e até quando o certificado atual dele continua valendo.
Quando não é enviado: na política Manter certificados existentes, que não tira a validade de nenhum certificado, e para os participantes que desativaram o recebimento de e-mails.
Onde conferir: a tela de confirmação da substituição mostra se o aviso será enviado, em que data e para quantos participantes certificados. Depois de agendada, o quadro da substituição na versão de conteúdo mostra a data do envio. Quando nenhum aviso vai sair, as duas telas dizem por quê.
Cancelar não desfaz o aviso. Se a substituição for cancelada depois do envio, nenhuma mensagem de retratação é enviada.

Aba Lembretes da instituição com o lembrete Aviso de substituição de conteúdo ligado e o campo Dias com 14

Onde a substituição aparece para o participante

Um certificado cuja versão foi substituída mostra o selo Conteúdo atualizado - reciclagem necessária em vez de Vencido, em quatro lugares: na tela do conteúdo concluído dentro da sala, na aba Certificados (ou Meu desenvolvimento, quando a instituição habilitar o recurso) do perfil do participante, na página pública de verificação do certificado, e - para a instituição - na coluna de status da listagem de Certificados a vencer.

A versão antiga também sai da vitrine assim que a substituição é aplicada e passa a recusar novas matrículas diretas. Participantes já matriculados nela continuam acessando normalmente, e o histórico de quem já a concluiu não é apagado.

Cancelando uma substituição

Uma substituição agendada, em andamento ou já aplicada pode ser cancelada a pedido da instituição. Ao cancelar:

a versão antiga volta a aparecer na vitrine, e os certificados já emitidos dela voltam a exibir a validade normal deles;
participantes que já tinham sido matriculados na versão sucessora continuam matriculados - cancelar não desfaz rematrículas que já aconteceram.

Perguntas comuns

A versão antiga desaparece da plataforma? Não. Ela sai da vitrine e passa a recusar novas matrículas diretas, mas continua existindo - o histórico de quem já a concluiu não é apagado.

Posso encadear substituições, com a versão B (que substituiu a A) sendo substituída depois por uma versão C? Sim, desde que a cadeia não feche um ciclo - por exemplo, C apontando de volta para A.

O que acontece se a aplicação da substituição falhar? A equipe Eduvem vê o motivo do erro e tenta novamente. Nenhum certificado é afetado até a substituição ser reaplicada com sucesso.