Visualizações salvas de relatórios

Com as visualizações salvas, o administrador guarda um relatório já configurado - período, pessoas e colunas - e o executa de novo com um clique, sem refazer os filtros a cada vez. A visualização também pode ser enviada por e-mail, toda semana ou todo mês.

Como habilitar

As visualizações salvas são liberadas por instituição, sob solicitação à equipe Eduvem. Se a sua instituição ainda não usa o recurso, peça a habilitação pelo suporte.

Enquanto o recurso não está habilitado, a tela de relatórios continua como sempre foi e o relatório de participantes mantém a opção Envio periódico (e-mail semanal ou mensal).

Salvando uma visualização

1. Acesse Instituição > Relatórios.
2. Na linha do relatório de matrículas ou do relatório de participantes, clique em Salvar visualização (logo abaixo de Gerar).
3. Preencha o formulário que se abre na própria linha e clique em Salvar.

Campo	O que define
Nome	O nome da visualização (até 120 caracteres).
Período	Um campo de data e uma janela relativa. No relatório de matrículas: Data de matrícula, Data de conclusão, Primeiro acesso ou Último acesso. No de participantes: Data de cadastro ou Último acesso. As janelas são Qualquer período, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias, Últimos 90 dias, Mês anterior e Mês até hoje.
Pessoas	Ativas ou Todas no relatório de matrículas; Ativas, Desligadas ou Todas no de participantes.
Colunas	As colunas do arquivo. Todo campo personalizado do formulário de cadastro da instituição aparece como uma coluna. As colunas com informação pessoal levam a marca dado pessoal.
Envio por e-mail	Sem envio, E-mail semanal ou E-mail mensal. O arquivo vai para o seu e-mail, como anexo.
Enviar dados pessoais por e-mail	Desligado por padrão: as colunas de dados pessoais ficam fora do anexo enviado por e-mail. Ligue apenas se o anexo precisar delas.

Nota

A janela de período é relativa: “Últimos 30 dias” é calculado a cada execução, a partir do dia em que o relatório é gerado. Datas fixas não são salvas.

Se você marcar todas as colunas, a visualização passa a incluir sempre todas as colunas disponíveis - inclusive campos de cadastro criados depois.

Executando, editando e excluindo

Cada visualização aparece como uma linha abaixo do relatório, com o nome, o tipo de envio e a situação (Ativo, Suspenso ou Com problema).

• Executar gera o arquivo na hora, com os dados de hoje, e o baixa no navegador. Se nenhuma linha corresponde à visualização, o sistema avisa em vez de baixar um arquivo vazio.
• O menu … (Mais ações) tem Editar e Excluir. Ao excluir, o envio por e-mail também deixa de ocorrer.

Por enquanto, cada pessoa pode manter uma visualização salva por tipo de relatório. Para criar outra, edite a que você já tem.

Sugestões para começar

Quando você ainda não tem nenhuma visualização de um relatório, a linha mostra sugestões prontas, com o texto Comece por uma sugestão:. Um clique em uma sugestão cria a visualização, sem envio por e-mail, e você pode editá-la depois:

• Matrículas dos últimos 90 dias
• Concluintes do mês anterior

Quando uma visualização fica com problema

Uma visualização pode ficar Suspenso ou Com problema, e a linha explica o motivo. Os casos mais comuns:

• Um filtro deixou de existir, por exemplo uma sala excluída: edite a visualização e salve.
• Você não tem mais permissão para executar aquele relatório: edite e salve quando voltar a ter acesso.

Enquanto está nessa situação, a visualização não é enviada por e-mail. Ao editar e salvar, ela volta a funcionar.

Envio por e-mail

Visualizações com E-mail semanal ou E-mail mensal são enviadas para o e-mail de quem as criou, com o arquivo anexado, uma vez por período.

No Painel Administrativo

Com o recurso habilitado, a barra de filtros do Painel Administrativo ganha o menu Visualizações:

• + Salvar filtros atuais guarda os filtros que estão aplicados, com o nome que você escolher.
• A lista Salvas mostra as visualizações; clicar em uma aplica os filtros. Uma visualização cujo filtro não existe mais aparece com a observação “filtro não existe mais”.
• O x ao lado do nome exclui a visualização, depois de uma confirmação (Excluir ou Manter).

O período só é salvo quando é uma janela relativa (últimos 7, 30 ou 90 dias, mês anterior ou mês até hoje). Datas fixas não são salvas. Por enquanto, o painel guarda uma visualização por pessoa: exclua a existente para salvar outra.

Administradores de divisão

O administrador de uma divisão que não tem papel de administração em nível de instituição ganha uma entrada própria Relatórios no menu, quando a instituição usa divisões e tem o recurso habilitado. A tela mostra apenas os relatórios Relatório de participantes e Relatório de matrículas da instituição, só com visualizações salvas, e cada execução inclui somente as pessoas das divisões desse administrador. Quando a instituição usa a gestão de matrículas, a mesma tela traz também a linha Custos das salas, e a entrada aparece mesmo sem as visualizações salvas habilitadas.

Dica

Para um relatório de rotina, como o fechamento mensal, salve uma visualização com a janela Mês anterior e o envio E-mail mensal. Veja também o guia do relatório mensal.